Как составить график заказа и развозки товара

Содержание
  1. График поставки материалов: образец, советы по заполнению
  2. Что это за документ?
  3. Советы по оформлению
  4. Что обязательно должно присутствовать в документе?
  5. Как контролировать процесс?
  6. График поставки – важный инструмент управления торговлей
  7. 1. Что, для чего, когда и кто
  8. 2. Множественное создание графика поставки
  9. 3. Использование условий поставки при формировании графика
  10. 4. Организация закупок на основе графика поставки
  11. 5. Интерфейс
  12. 6. Контроль выполнения этапов графика поставки
  13. Как составить график заказа и развозки товара
  14. Kursak.net
  15. График поставки – важный инструмент управления торговлей
  16. Организация доставки товаров в магазины
  17. Порядок доставки товаров в магазин
  18. Алгоритм планирования заказов и прихода товара — Управление закупками
  19. Координирование потоков
  20. Заключение
  21. Алгоритм: планирование заказов и прихода товара
  22. Перейти к описанию >

График поставки материалов: образец, советы по заполнению

Как составить график заказа и развозки товара

Бизнес юрист > Бухгалтерский учет > Первичные документы > График поставки материалов: образец, что следует учесть при оформлении

Исполнители используют в своей работе различные приспособления. Они могут быть оплачены как компанией-заказчиком, так и самими рабочими. Согласно общим правилам, особенности работы с инструментами и материалами в данном случае определяются трудовым соглашением, либо другим видом договора, заключаемого между сторонами.

Что это за документ?

Поставка материалов

Графиком обычно называют расписание, согласно которому выполняются те или иные действия. Конкретные цифры и указания зависят от того, каких договоренностей удалось добиться с поставщиками либо конечными покупателями. Графики нужны для того, чтобы одна сторона зафиксировала свои обязательства перед другой.

График можно назвать своеобразным итогом работы по подбору наиболее оптимальных условий для завершения того или иного проекта. Это особенно важно, когда существует сразу несколько обязанностей. Так будет легче согласовать варианты взаимодействия с исполнителями.

Советы по оформлению

Сначала надо узнать о графике выполнения самой работы. Тогда обе стороны узнают, к какому сроку необходимо приобрести материалы. Не каждый строитель и представитель другой профессии готов сразу предложить подробное расписание, потому рекомендуется рассмотреть данный процесс подробнее.

На словах все может выглядеть практически идеально, а на деле выполнение проекта задерживается, и клиенты часто понимают это, только когда сроки подходят к концу.

Что обязательно должно присутствовать в документе?

Унифицированный бланк для графика поставок материалов отсутствует. Каждая компания оформляет документ по своему усмотрению.

Скачать график поставок материалов [26.50 KB]

Но есть пара важных моментов:

  • Ссылка на трудовой договор либо соглашение по созданию проекта, его завершению.
  • После этого рекомендуется подробно описать инструменты и материалы, которые передаются исполнителям.
  • Желательно указание конкретных сроков.

Руководитель компании утверждает график, поставив подпись. А работники подписываются и подтверждают, что они согласны с оговоренными условиями.

Как контролировать процесс?

Необходимо узнать, в какой срок пройдут поставки буквально каждого материала. Желательно заранее уточнить вопросы наличия на складе, планирование следующих поставок. Это особенно важно для оптовых поставщиков, которые постоянно работают с большими партиями.

График поставки материалов оформляется с опорой на сроки поставок вместе со временем выполнения самой работы. При возникновении любых вопросов их обсуждают с исполнителями прямо на объекте. После этого график станет максимально приближенным к реальности.

Есть всего две ситуации, когда допустимым становится внесение изменений:

Сроки поставок

  • Строители либо исполнители из других сфер задерживают сроки сами. Если заказчик это уже понял, ему необходимо опять запросить график с внесенными изменениями. После этого заказчики сами меняют свое расписание. Тогда лишние товары не будут лежать без дела, мешать выполнять проект. И не надо опасаться, что что-то испортится. Если что-то из материалов приходит раньше, можно воспользоваться услугой ответственного хранения.
  • Увеличение срока поставки. Либо ситуация, когда товары просто кончаются на складе. Если это происходит, можно действовать двумя способами. Либо пытаемся найти аналоги с подходящими свойствами, либо изменяем график, если время для нас не так критично. Главное – чтобы стороны согласовали друг с другом подобные решения.

Наконец, график поставок можно передать всем сторонам, заинтересованным в проекте. Клиенты и исполнители сами должны понимать, когда и как проводить определенные закупки. Ведь к данному моменту необходимо накопить определенное количество финансов.

Если согласование по какому-то материалу отсутствует, то его необходимо провести до того, как произойдет закупка. Каждый должен понимать, когда именно можно вводить корректировки в график. Это помогает справиться с задачей без серьезных задержек.

Графики часто помогают формировать коммерческие предложения для будущих клиентов и партнеров. После составления документа можно практически сразу начинать работу. Составление документа рекомендуется начинать только после того, как будут определены другие спецификации.

Документально график должен находиться в том же месте, где проводится сделка. Поскольку именно продавец становится основным участником процесса, во время которого осуществляются:

  • изменение
  • создание графика
  • контроль выполнения каждого этапа

Для контроля обычно составляют более конкретное расписание. Оно позволяет проследить за тем, как выполняются обязательства. В результате каждая из сторон эффективно работает с доступной ей информацией, своевременно принимая соответствующие решения.

Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

Источник: http://PravoDeneg.net/buhuchet/primary/grafik-postavki-materialov-obrazets.html

График поставки – важный инструмент управления торговлей

Как составить график заказа и развозки товара

Некоторые клиенты спрашивают «что такое график поставки?», «зачем он нужен?», «почему просто нельзя получить товар и отгрузить его клиенту?». С одной стороны, все логично – есть сделка, в ней список необходимых товаров. Что-то есть на складе, чего-то недостает. Поставили резерв, что отсутствует – закупили.

Получили товар – отгрузили клиенту. Сделка закрыта. Все верно. НО. Может оказаться, что клиент осуществляет производство, и товар ему нужен частями в разные сроки. Или условия поставок таковы, что какая-то часть закупленного товара придет раньше, а остальное – чуть позднее. Для таких ситуаций и нужен график поставок.

1. Что, для чего, когда и кто

График поставок – расписание отгрузок товара клиенту. При этом в зависимости от нужд заказчика и договоренности с поставщиками отгрузки одного и того же товара могут осуществляться в разные даты. Нужен график для фиксации обязательств перед клиентом, контроля исполнения этих обязательств.

График поставки – это некий итог работы по запросу и подбору условий поставок, так как отражает какой товар в каких количествах по каким ценам и в какой срок мы можем отгрузить.

Особенно этот инструмент необходим, когда одна строка заказа на продажу «разбивается» на несколько составляющих, потому что часть требуемого клиенту товара придет к нам по 7 рублей и через 8 дней, а часть по 10, но через 5 дней.

Соответственно на основе графика поставки можно формировать коммерческое предложение для согласования его с клиентом, после чего работа со сделкой (закупка, отгрузка) будет начата.

Составление графика следует проводить непосредственно перед отправкой коммерческого предложения клиенту. То есть после того, как будет сформирована спецификация сделки, установлены резервы, подобраны условия поставки. Ответственным в данном случае выступает сотрудник отдела продаж, работающий со сделкой.

 График поставки создается на основе спецификации сделки, то есть его содержимое определяется теми товарами, которые мы хотим продать клиенту. Товар может иметь одно, несколько условий поставки или не иметь их вовсе. Удовлетворяющие этим условиям котировки также будут базой для графика: они определят отгружаемое количество и даты по каждой строке.

График должен быть отправной точкой для согласований с клиентом, совершения закупок и отгрузок. Поэтому при автоматизации процессов работы с графиком следует принимать во внимание все эти три момента.

Рисунок 1 – График поставки. Источники и результаты

2. Множественное создание графика поставки

При реализации инструментария для графика поставки в системе управления продажами следует предусмотреть создание графика для одного товара и всех строк сразу. С одним товаром все ясно, а вот вторая возможность требует дополнительного рассмотрения.

Почему? Потому что могут расходиться условия поставок по временным срокам, потребоваться частичная отгрузка клиенту по мере поступления товара.

Отсюда следует, что при формировании графика по всей спецификации одновременно, необходимо организовать диалог с пользователем информационной системы управления для выбора правил работы после создания графика. Например, для подбора дат отгрузки могут использоваться такие настройки:

  1. Совершить отгрузку всех товаров в один день. В этом случае система установит максимальную дату из всех имеющихся для спецификации условий поставки.
  2. Отгрузить все в заданную дату. Тут пользователь просто указывает в какую дату клиенту наиболее удобно получить весь товар.
  3. Частичные отгрузки. Отгрузки будут совершаться партиями в зависимости от поступления товара на склад.

3. Использование условий поставки при формировании графика

При оформлении сделки скорее всего последовательность действий продавца будет соответствовать цепочке «утверждение спецификации – резервирование – запрос условий поставок – график поставки».

Скорее всего, но не обязательно. Хотя бы потому, что в системе уже могут быть подобраны условия поставок для нужных товаров.

Тогда следует предоставить пользователю возможность выбора котировки прямо во время создания строк графика.

Но котировок может и не быть. По разным причинам. Просто нет. Будет удобно, если в системе для таких случаев предусмотрено автоматическое создание запросов на условия поставки. При этом если на данный момент в спецификации указана нулевая цена по товару, можно сделать автоматическую модификацию цены после подбора условий поставки.

Еще, вероятно, нам понадобится какое-то время на обработку товара при его приемке. Не стоит исключать большую загруженность склада, из-за которой может возникнуть задержка отгрузки. Поэтому будет хорошо, если пользователь при необходимости сможет указать число дней, требуемое на обработку товара.

4. Организация закупок на основе графика поставки

Закупки. Опять же для той ситуации, когда идеальная цепочка действий продавца по каким-то причинам нарушена, может быть так, что мы настолько уверены в имеющихся котировках, знаем все цены и сроки, что после формирования спецификации сразу перешли к графику.

И тут существует несколько вариантов: товар присутствует на складах в полном объеме, запасов нет вообще, запас есть, но покрывает потребность лишь частично. То есть сотрудник, создающий график, может и не знать реальную ситуацию.

Поэтому раз уж он не всегда сам проверяет всю информацию заранее, то хорошо бы иметь инструмент автоматического резервирования и генерации заявок на покупку.

При этом, как и во время подбора дат, можно ввести такие настройки:

  1. Не выполнять резервирование.
  2. Резервировать. В качестве склада использовать тот, что указан при регистрации сделки.
  3. Резервировать. Использовать любые склады. Тут следует контролировать права доступа для осуществления данной операции, так как в принципе логично, что не все пользователи могут ставить бронь на товар на любых складах, особенно если у нас большая филиальная сеть в разных городах и совершенно не нужно, чтобы сотрудник из Москвы забирал запасы из Рязани.

Если резерв покрывает не все нужное клиенту количество, то необходима закупка товара, заявку на которую также можно сгенерировать при создании графика. Причем хорошо, если это можно будет сделать как самостоятельно, так и автоматически, используя настройки пользовательского диалога.

Рисунок 2 – Составляющие графика поставки

5. Интерфейс

Что касается общего интерфейса инструмента графика поставки, то главное требование здесь – выполнение всех операций в одном окне, а еще лучше сопряженность со сделкой: в окне сделки можно добавить страницу или любой другой элемент, который будет содержать все, относящееся к графику.

Принципиально важно иметь график и сделку в одном месте, так как основной участник процесса создания, изменения и контроля выполнения графика – продавец, и такое устройство работы обеспечит меньшие затраты времени на поиск нужных инструментов и сервисов, чем если бы все необходимое располагалось в различных местах.

При создании графика удобно в одном окне видеть спецификацию сделки, строки графика для каждого товара, условия поставки товаров. Может возникнуть необходимость просмотреть график поставки по всем товарам одновременно – такую функцию тоже стоит предусмотреть.

Выше уже говорилось, что было бы удобно привязывать котировку к строке спецификации при создании графика. Отсюда следует, что и удобно было бы тогда просматривать эту котировку, не переключаясь на другие окна, то есть в том же месте, где происходит формирование расписания отгрузок. Маршрут следования товара также стоит выводить вместе с графиком.

Так на основе строки графика можно создать заявку на покупку, то нужно и отслеживать уровень ее выполнения, например, через систему статусов, а также вывод запрошенного, закупленного и уже отгруженного количеств.

6. Контроль выполнения этапов графика поставки

Есть расписание, необходимо и вести какой-то контроль за его исполнением для соблюдения своих обязательств и своевременного информирования клиента в случае возникшего форс-мажора.

Поэтому хорошо, если в системе есть, к примеру, отчет, позволяющий отслеживать по конкретному заказу или поставщику, или по всем документам наличие для товара графика поставки, заказанное количество, количество в пути, количество, отгруженное клиенту.

В заключение отметим, что использовать или не использовать график поставок в работе определяется бизнес-процессами компании.

Но достоинства данного инструмента вполне очевидны – с применением графика обеспечивается контроль над выполнением обязательств перед клиентом, достигается эффективная и комфортная работа со сделкой, так как в данном случае при использовании одного инструмента можно сразу и зарезервировать товар, и создать заявку на покупку, и определить другие настройки касательно закупки и отгрузки товара. Для ведения контроля за исполнением обязательств по сделке можно подключить и график отгрузки поставщика (backlog), что добавит в рассматриваемый вопрос еще одну точку контроля деятельности торговой компании.

Источник: http://logist.club/articles/grafik-postavki-vazhnyy-instrument-upravleniya-torgovley

Как составить график заказа и развозки товара

Как составить график заказа и развозки товара

На графике можно спланировать заказы так, чтобы их расчеты были равномерно распределены в течении месяца. Составление данного графика принесет пользу для работников склада.

Если на вашем складе будет такой график, то кладовщики смогут подготовить место для принятия товара, спланировать свое рабочее время, время проведения инвентаризаций и т.д. Для планирования денежных средств необходимо сформировать график оплат.

Его можно вывести из графика заказов-отгрузок, если сумма заказа всегда примерно одна и та же. Для этого необходимо перенести условия оплаты с поставщиком.

Например, если у поставщика 100% предоплата в момент заказа, то график оплат будет совпадать с графиком заказов, остается только внести нужные суммы. Если, например отсрочка платежа в 2 недели после отгрузки, то график оплат — это тот же график отгрузок, сдвинутый на 2 недели. И т.д.

Важно

В функции логистики входит поиск путей достижения максимальной прибыли от использования ресурсов и снижению издержек в процессе реализации любой из этих функций должны рассматриваться в контексте воздействия на весь процесс распределения.

Планирование же в области распределения должно осуществляться с учетом характера воздействия отдельных решений на весь процесс товароснабжения.

В рамках данного задания операции с транспортным парком рассматриваются как пример реализации одной из функций внутри общего процесса распределения.

Достижение компромисса между приемлемым уровнем услуг по товароснабжению потребителей и лимитом транспортных расходов относится к разряду повседневных проблем торговых фирм и требует навыков определенного планирования, Предлагаемая задача предусматривает несколько упрощений, так как в ней существенно упрощены процессы, протекающие в транспортных системах.

Kursak.net

Внимание

Карту-схему зоны обслуживания, отражающую местонахождение склада и обслуживаемых магазинов (приложение 1). 2. Координаты магазинов (приложение 2). 3. Ведомость заказов магазинов по дням недели (приложение 3). 4. Форму расчета основных параметров маршрутов (приложение 4).

5. Форму графика работы транспорта (приложение 5). 6. Форму расчета общих затрат по доставке заказов (приложение 6). 7. Форму плана выполнения заказов (приложение 7). 8. Форму анализа результатов планирования доставки заказов (приложение 8). Каждому участнику рекомендуется также составить краткий конспект основных условий деловой игры (приведен в практикуме ).
Получив инструктаж, команды приступают к разработке маршрутов, составлению графиков поставок и определению расходов.

График поставки – важный инструмент управления торговлей

Следующая ⇒ Тема 14 Разработка маршрутов и составление графиков доставки товаров автомобильным транспортом.

Деловая игра Цель игры — разработка маршрутов и графиков движения автомобильного транспорта в процессе товароснабжения с использованием критерия минимума стоимости доставки.

Общая информация о деловой игре Деловая игра посвящена вопросам управления транспортом в процессе оптовой продажи товаров.


Реализация функции товароснабжения требует значительных инвестиций капитала в ресурсы, к которым относятся складские помещения, запасы, технологическое оборудование, персонал, а также транспортные средства для поставки товара потребителю. В функции логистики входит поиск путей достижения максимальной прибыли от использования ресурсов. Распределение — это понятие, обобщающее несколько функций.

Организация доставки товаров в магазины

При выполнении практического задания груз будет измеряться количеством коробок.. В этих единицах представляется заказ, указывается грузовместимость автомобиля, и рассчитываются показатели использования транспорта. 3. ЗАКАЗЫ МАГАЗИНОВ — см. приложение 3. 4. 4.

ХАРАКТЕРИСТИКА ИСПОЛЬЗУЕМЫХ ТРАНСПОРТНЫХ СРЕДСТВ Фирма владеет небольшим парком транспортных средств, состоящим из шести автомобилей.
Этот парк может выполнить лишь ограниченную часть необходимых перевозок.

Для осуществления остальных поставок компания привлекает наёмные транспортные средства. Причём наёмные транспортные средства разрешается привлекать только в том случае, если все собственные автомобили уже задействованы.

Грузовместимость собственного транспорта составляет 120 единиц груза (коробок), наёмного — 150 единиц груза. 5.

Порядок доставки товаров в магазин

Правильная организация снабжения магазина товарами требует четкого планирования их доставки. Для этого составляют графики завоза товаров. В них указывают место отправки, вид транспорта, дни и часы и наименование завозимых товаров.

График составляется на неделю или месяц и предусматривает бесперебойное поступление товаров в нужном количестве, а также равномерную загрузку каждого отдела и рабочего места продавца. Большое значение имеет составление правильного графика доставки хлеба и скоропортящихся товаров, так как по ним нельзя создавать резервные запасы в магазине.

График обычно согласовывают с поставщиками и с транспортным предприятием (автобазой, гаражом, конным парком). Завоз хлеба и хлебных изделий в магазины и палатки производится по графику, утвержденному городским (районным) управлением (отделом) торговли.

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны. Размещено на http://www.allbest.

ru/ ВВЕДЕНИЕ С переходом на рыночные отношения, коллективные и частные формы собственности, возникла необходимость перехода к принципам управления, наиболее соответствующим современным условиям развития нашего общества — принципам логистики.

Логистика используется в промышленности, материально-техническом обеспечении, торговле, в банковском деле, сфере услуг, коммунальном хозяйстве, других областях рыночной экономики, в том числе и в транспортном обеспечении коммерческой деятельности предприятий.

Другими словами, если в один день используется два наемных средства для перевозки напитков, расход в этот день составит 1400 р. (независимо от того, по сколько ездок сделают наемные машины). Собственный транспорт фирмы оборудован средствами безопасности, что исключает необходимость использования дополнительной охраны. 9. ШТРАФНЫЕ САНКЦИИ 9.

1 Неполное использование вместимости транспортного средства Если транспортное средство (собственное или наемное) отправлено в поездку с меньшим установленного минимума количеством груза (90 грузовых единиц), то следует учесть сумму штрафов размере 70 р. за каждую недогруженную единицу (независимо от принадлежности транспортного средства).

Если собственный транспорт фирмы совсем не использовался в течении дня, в расход транспортных расходов следует включить постоянную стоимость его дневного содержания — 1050 р.

Штрафные санкции. 9.1. Неполное использование вместимости транспортного средства.

Если транспортное средство (собственное или наемное) отправлено в поездку с меньшим установленного минимума количеством груза (90 грузовых единиц), то следует учесть сумму штрафа в размере 50 руб. за каждую недогруженную единицу (независимо от принадлежности транспортного средства). Если собственное транспортное средство фирмы совсем не использовалось в течение дня, в расчет транспортных расходов следует включить постоянную стоимость его дневного содержания — 1500 руб. 9.2. Неполное использование транспорта по времени. Основная продолжительность рабочего дня водителя, как отмечалось, составляет 8 ч. Минимальный рабочий день-6 ч. Штраф за транспортные средства, работающие меньше чем 6 ч, составляет по собственным машинам 300 руб./день, по наемным машинам — 500 руб./день.

Затраты по выполнению маршрута С = L·C ПЕРЕМТС = 69·17 (руб) =1173(руб.) 17 — — 16 18 — — 5 20 — — 10 19 — — 8 21 — — 20 22 — — 8 23 — — 16 24 — — 20 26 — — 5 3 29 — 6 12 1.

Путь объезда магазина по маршруту 0-29-25-27-28-0 2. Длина маршрута L= 8+8+4+4+18=42(км) 3.

Количество перевезенного груза Р=П+Н+М=118 (коробок) 4 Время работы машины на маршруте Т=42·3 (мин)+118 (кор)·0,5(мин.)=185 (мин).

5.

Затраты по выполнению маршрута С = L·C ПЕРЕМТС = 42·17 (руб) =714 (руб.) 25 — 16 10 27 — 42 32 28 — — 16 Расчет параметров маршрутов. № маршрута № магазина Количество заказанных товаров (коробок) РАСЧЕТЫ П Н М 4 2 — — 16 1.

Путь объезда магазина по маршруту 0-2-30-3-5-6-7-8-11-13-14-0 2. Длина маршрута L= 13+5+6+9+4+6+7+10+16+5=81(км) 3. Количество перевезенного груза Р=П+Н+М=120 (коробок) 4 Время работы машины на маршруте Т=81·3 (мин)+120 (кор)·0,5(мин.

)=303 (мин).

5.

Источник: http://1privilege.ru/kak-sostavit-grafik-zakaza-i-razvozki-tovara/

Алгоритм планирования заказов и прихода товара — Управление закупками

Как составить график заказа и развозки товара

Что делать, если ежедневный грузооборот склада серьезно ограничен шириной погрузочно-разгрузочного фронта и количеством персонала?

Утро. 9.45. Директор по логистике, вздохнув, ставит на стол чашку с кофе, включает компьютер и несколько секунд гипнотизирует мелькающий монитор. Он прекрасно знает, что за время загрузки ничего интересного монитор не покажет, впрочем, не сильно мучает его и жажда, без кофе вполне можно обойтись. Тем более позавтракать он успел.

Но минутное состояние «дзен» и кофе – это ритуал. Это ритуал борца перед очередным поединком, когда надо настроить себя на любые неожиданности. Вот сейчас надо подготовить для начальства ежедневную сводку по складу, но начальник склада трубку не поднимает – он уже отвечает на несколько звонков из отдела продаж. Ладно, ждем.

Звонок:

– Да…

– Слушай, там мой хороший клиент приехал, а его даже на территорию склада не запускают. Почему у вас (логистов) вечно такой бардак?

Еще одна попытка дозвониться до начальника склада. На этот раз удачная:

– Что там у вас?

– Слушай, я же говорил им (коммерсантам), что сегодня принимаю товар. Почему у них вечно такой бардак?

Знакомая картина? У вас небольшой склад в арендованном производственном помещении, имеющий пандус с одной стороны, одни ворота и ограниченное число людей, достаточное для односменной работы.

Внутри тоже не размахнешься, товар ставить толком некуда, поэтому лишних технологических зон делать просто негде – одна зона для приемки, она же зона комплектации и выдачи. При этом закупщики планируют закупки, глядя только на товарные остатки.

Поставщиков много, циклы поставок короткие, у поставщика места, чтобы хранить готовый заказ, нет – если товар готов, его сразу везут. При этом коммерсанты подают заявки на отгрузки в регионы, руководствуясь только заявками. Ну а пропуска на склад для местных клиентов выдаются как обычно немедленно.

В результате на складе регулярно образуется толчея из машин с товаром и машин, прибывших за товаром. При этом процесс наплыва машин носит хаотический характер и ярко выраженную неравномерность (то густо, то пусто).

В подобной ситуации очевидна необходимость разносить входной и выходной потоки. Для маневра у нас есть два измерения – пространство и время. Что касается пространства, было бы идеально иметь отдельно пандус для разгрузки принимаемых машин и зону приемки и отдельно – зону комплектации и пандус для отгрузки.

Но такая планировка реализована не для каждого специализированного складского здания, что же говорить о складах, организованных в «непрофильных» зданиях? Кроме того, в этом случае потребуется увеличение складского персонала почти вдвое.

Это оправданно, если все равномерно загружены в течение дня, а если нет? На складе люди, бьющие баклуши, – зло. Тогда остается один подход: разводить потоки во времени. Самое простое – определить с утра и до обеда отгрузку товара, а после обеда работать на прием. Но тут могут быть нюансы.

Чтобы отгрузить товар с утра, его надо накануне отобрать с мест хранения, скомплектовать в заказы, произвести дополнительные предпродажные операции (проверка, маркировка, упаковка и т. д.).

Управление поставками

Достаточно ли будет времени, если вторая половина предыдущего дня использовалась для приема товара? Ведь принять товар – это не просто разгрузить машину.

Необходимо оценить количество и внешнее состояние упаковки, проверить состояние самого товара, внести информацию в складскую учетную систему, произвести дополнительные операции (формирование пакетов, оклейка, штрихкодирование), разместить товар в зоне хранения. Все зависит от товарного оборота и характеристик самого товара.

Его объем вполне может позволять работать с циклами прием/выдача длительностью полдня каждый. Если это не так, то разносить потоки уже надо не в рамках одного рабочего дня, а в рамках рабочей недели. Например, какие-то дни недели на прием, а какие-то – на выдачу.

Разбиваем цикл заказа

При разбиении полного цикла заказа на составные части руководствуйтесь принципом разумной достаточности. Например, полный цикл можно представить следующим образом:

формирование (определение размера, утверждение и оформление), ответственный – тот, кто утверждает заказ;

размещение (согласование с поставщиком и получение подтверждения), ответственный – менеджер по закупкам;

производство, ответственный – контактное лицо со стороны поставщика.

Вроде бы ничего сложного. Но надо помнить, что обычно мы делаем оценки неких усредненных параметров – средний объем товара на вход, средний объем на выход. А если товарным потоком не управлять, то возможно возникновение значительной неравномерности, которая выливается в неразбериху и переработки склада, что очень болезненно воспринимается начальством.

В конце месяца логист каждый раз будет писать служебные записки, выклянчивая оплату переработок, вызывая подозрительные мысли бухгалтера и директора.

Координирование потоков

Помимо выбора режима работы склада, нам необходимо еще скоординировать потоки, чтобы избежать как превышения пропускных возможностей склада, так и неоправданных оплачиваемых пауз в работе.

Если циклы заказов достаточно стабильные, что может иметь место при их коротких значениях (не более месяца), то можно попробовать использовать простой инструмент, в основе которого лежит график Ганта.

Для начала нужно разбить полный цикл заказа на составные части и оценить их продолжительность. Критерием такого разбиения могут служить действия, производимые одним человеком, либо действия, за выполнение которых непосредственно отвечает определенное лицо.

При необходимости можно отдельно учесть доставку товара. Но при небольших расстояниях, особенно когда поставщики расположены в том же городе или ближайшем пригороде, это время можно объединить со временем формирования заказа. Такое разбиение четко определяет зоны ответственности и облегчает контроль.

Соблюдение временных параметров по своим зонам ответственности может лечь в основу показателей эффективности работы ответственных лиц. Если некоторые этапы могут происходить параллельно (например, согласование некоторых характеристик товара в процессе его производства), то общий цикл необходимо оценить с помощью сетевого графика.

После того как составляющие цикла заказа определены, производится оценка всех этапов цикла заказа по всем поставщикам. Результаты сводятся в таблицу 1.

таблица 1. Циклы заказов по поставщикам компании «Х»

  • t1 – определение потребности, составление и обработка заказа;
  • t2 – согласование и подтверждение заказа поставщиком;
  • t3 – цикл заказа поставщика;
  • t4 – период приходования товара.

Далее для удобства работы упорядочим записи в таблице по циклам (таблица 2), а в графе «Примечание» проставим значения планируемых или средних заказов в тех же единицах, которыми мы измеряем пропускную способность склада (количество поддонов, кубических метров, килограммов в зависимости от реальной ситуации).

таблица 2. Расчеты по поставщикам компании «Х»

  • t1 – определение потребности, составление и обработка заказа;
  • t2 – согласование и подтверждение заказа поставщиком;
  • t3 – цикл заказа поставщика;
  • t4 – период приходования товара.

График Ганта (Gantt chart) – это распространенный тип гистограммы, при помощи которой отображается расписание процессов, включая их длительность и взаимозависимость. Графики Ганта являются стандартным инструментом управления проектами.

Хотя сегодня это обычная методика повседневной работы, в 1910 году публикация Генри Ганта произвела революцию и принесла своему создателю медаль за значимые достижения в менеджменте и службу обществу.

Помимо этих гистограмм, Гант создал большое количество других графиков, которые легли в основу работ следующих поколений исследователей операций.

Теперь на графике Ганта откладываем в порядке возрастания отрезки, соответствующие суммам t1, t2, t3 заказов, которые предстоит сделать в следующем месяце (таблица 3).

Причем начало отрезка, соответствующего первому в списке заказу, выбираем таким образом, чтобы момент поступления заказа на склад приходился на первый рабочий день следующего месяца.

Ниже графика Ганта строим гистограмму суммарных объемов заказов, приходящихся на каждую дату, и отмечаем горизонтальной чертой максимальный объем, который склад может обработать за один день.

Анализируя полученную гистограмму, при необходимости сдвигаем на графике Ганта заказы таким образом, чтобы:

  • суммарные единовременные объемы товара, поступающего на склад, не превышали максимального дневного грузооборота склада (в данном примере максимальный дневной грузооборот склада условно принят 200 м3);
  • поступление товара на склад приходилось либо на первую половину недели, либо на вторую (в данном примере мы хотим построить работу склада таким образом, чтобы первую половину недели склад работал на прием товара, а вторую – на отгрузку).

Новый вариант графика будет выглядеть следующим образом (таблица 4).

таблица 4. Новый вариант графика

На гистограмме в свободные от приходов даты согласно заявкам планируем отгрузку в регионы, отмечая планируемые объемы и проставляя соответствующие этим объемам транспортные средства (в данном примере отмечено планируемое количество фур, «газелей», кунгов). Таким образом, мы получили информацию для составления графика прихода товара на склад.

Начальнику отдела закупок полезно фиксировать фактические даты прихода заказов для последующего анализа сроков и выяснения причин отклонений, если они значительны (при этом не забываем и о контроле срока t4). Аналогичным образом можно составить и заполнить график отгрузки товара со склада, а также построить индивидуальные графики заказов для менеджеров отдела закупок.

Для этого на сглаженном графике Ганта напротив каждого заказа проставляем название поставщика и фамилию ответственного менеджера. Для каждого конкретного менеджера на график Ганта выводится информация о заказах по тем поставщикам, за работу с которыми он ответственен.

На полученных таким образом индивидуальных графиках отмечаются даты, когда надо начинать работу по тому или иному заказу (в данном примере в таблице 5 даты отмечены красным цветом).

Индивидуальные графики раздаются менеджерам по закупкам как руководство к действию. Их задача теперь – выдерживать сроки размещения и бороться за своевременное поступление заказов на склад.

Заключение

Указанная методика полезна для случаев коротких и стабильных циклов поставки при достаточно интенсивном товарообороте и отсутствии полноценных инструментов информационной поддержки. Такая ситуация характерна для мелкооптовых фирм, торгующих товаром местных поставщиков.

Колебания в размере заказа в 10–20% можно учесть, рассчитав максимальную ежедневную загрузку склада с запасом по отношению к фактической пропускной способности. Для склада значение имеют сильные колебания, например 50–100% и более.

Именно такие колебания приводят к авральным ситуациям – резкому увеличению времени обслуживания клиентов, длительной переработке, усталости персонала, ошибкам. В силу своей простоты график удобен как инструмент ежедневного контроля.

Если что-то резко меняется, на графике наглядно видно, как сгладить ситуацию и кому именно из персонала надо дать соответствующие инструкции.

Таким образом, на простом примере мы проиллюстрировали тот факт, что склад является частью интегральной системы независимо от того, интегрирована служба логистики на предприятии или нет. Его эффективность напрямую зависит от работы смежных звеньев и управляется во многом через воздействие на эти звенья.

Алгоритм: планирование заказов и прихода товара

  1. Собираем информацию о полных циклах заказов по поставщикам и оформляем в таблице.
  2. Строки таблицы выстраиваются в порядке возрастания сумм составляющих полных циклов заказов t1, t2, t3.
  3. В дополнительной колонке таблицы проставляем примерные объемы заказов.
  4. На графике Ганта откладываем в порядке возрастания отрезки, соответствующие суммам t1, t2, t3 заказов, которые предстоит сделать в следующем месяце. Начало отрезка, соответствующее первому в списке заказу, выбираем таким образом, чтобы момент поступления заказа на склад приходился на первый рабочий день следующего месяца.
  5. Ниже графика Ганта строим гистограмму для каждой даты суммарных объемов заказов.
  6. Анализируя полученную гистограмму, при необходимости сдвигаем на графике Ганта заказы таким образом, чтобы:
    • o суммарные единовременные объемы товара, поступающего на склад, не превышали максимального дневного грузооборота склада;
    • o поступление товара на склад приходилось на определенный день или определенные дни недели.
  7. На гистограмме в свободные от приходов даты планируем отгрузку, отмечая планируемые объемы и проставляя соответствующие этим объемам по количеству и грузовместимости транспортные средства.
  8. Начальник отдела закупки составляет «График прихода товара на склад».
  9. Аналогичным образом составляется «График отгрузки товара со склада». 10.Строим индивидуальные графики заказов для менеджеров отдела закупок

Перейти к описанию >

Источник: http://upravleniye-zakupkami.ru/%D0%B0%D0%BB%D0%B3%D0%BE%D1%80%D0%B8%D1%82%D0%BC-%D0%BF%D0%BB%D0%B0%D0%BD%D0%B8%D1%80%D0%BE%D0%B2%D0%B0%D0%BD%D0%B8%D1%8F-%D0%B7%D0%B0%D0%BA%D0%B0%D0%B7%D0%BE%D0%B2-%D0%B8-%D0%BF%D1%80%D0%B8%D1%85/

Компания права
Добавить комментарий