Обязательно ли вводить штатное расписание

Содержание
  1. Изменение штатного расписания: порядок действий при увеличении оклада, переименовании, сокращении и введении новых должностей, образцы приказов
  2. Штатное расписание — основа деятельности предприятия
  3. На каких основаниях изменяют штатное расписание
  4. Существуют ли исключения и ограничения по закону
  5. Кто должен составлять штатное расписание и вносить изменения
  6. Как правильно внести изменения в штатное расписание
  7. Увеличение и уменьшение оклада
  8. Реорганизация компании и оптимизация штата: ввод, вывод и замена должностей
  9. Сокращение штата и ликвидация отделов
  10. Введение новых штатных единиц и отделов
  11. Порядок действий при переименовании должности
  12. Методика внесения изменений в штатное расписание
  13. Правила составления приказа
  14. Уведомление сотрудников
  15. В каких случаях нужно утверждение нового расписания
  16. Обоснование изменений: служебная записка
  17. Обязательно ли штатное расписание
  18. Практика и штатное расписание
  19. Обязательно ли штатное расписание для коммерческой организации
  20. обязательно ли штатное расписание для ооо
  21. Обязательно ли нужно штатное расписание и как его составить?
  22. Как составить штатное расписание?
  23. Как внести изменения в штатное расписание?
  24. Изменение штатного расписания в связи с введением новой должности: документы, порядок, приказ
  25. Как меняется документ
  26. На каких основаниях можно ввести должность
  27. Как происходят изменения в штатном расписании в связи с введением новой должности
  28. Важные шаги
  29. Как составить приказ
  30. Что еще нужно оформить

Изменение штатного расписания: порядок действий при увеличении оклада, переименовании, сокращении и введении новых должностей, образцы приказов

Обязательно ли вводить штатное расписание

Предприятие представляет собой живой организм, поэтому нуждается в корректировках расписания и графика работы. Не является исключением такой документ, как штатное расписание.

Необходимость внесения в него поправок (переименование должности, добавление или сокращение) связано с рядом причин: реорганизацией структуры, изменением фонда оплаты труда, модернизацией или спадом производства.

В этом есть свой порядок действий и типовые образцы приказов.

Штатное расписание — основа деятельности предприятия

Именно внесение изменений в штатное расписание является отправной точкой для осуществления конкретных преобразований на предприятии. Речь идёт не только об изменениях в графике работы, ведь при любых переменах в системе очень важно учитывать продуктивность и результативность работников — эти показатели не должны быть ниже предыдущих за аналогичный период.

Руководство компании может избежать неприятных ситуаций, в частности трудовых споров, претензий со стороны контролирующих органов, если отнесётся с ответственностью к процессу оформления изменений в штате.

Когда меняется штатное расписание, издаётся соответствующий приказ.

На каких основаниях изменяют штатное расписание

Изменения в штатное расписание вносят в следующих случаях:

  1. Преобразование (модификация) компании, что требует исключения некоторых должностей или введения новых.
  2. Уменьшение масштабов деятельности, когда появляется необходимость в сокращении численности штатных сотрудников.
  3. Развитие бизнеса, которое влечёт набор новых работников.
  4. Повышение или понижение фонда заработной платы.
  5. Реорганизационные процессы на предприятии.
  6. Корректировка наименований должностей.

Данный список не ограничен представленными случаями, но именно эти встречаются на практике наиболее часто.

Стандартная форма штатного расписания применяется как на частных, так и на государственных предприятиях

Существуют ли исключения и ограничения по закону

Предъявленные Трудовым кодексом регламентирующие требования касаются причин, по которым могут быть изменены качество и численность штата.

Что касается ограничений, если они не противоречат основным требованиям уставных документов предприятия (род деятельности, сфера производства товаров или предоставления услуг, технология изготовления и т. д.), каждое предприятие вправе вносить любые корректировки и изменения в плане создавшейся ситуации.

Кто должен составлять штатное расписание и вносить изменения

В законодательстве нет чёткого указания на то, кто должен заниматься штатным расписанием. Так или иначе участвовать в комплектации кадрового состава могут все.

Даже рядовые сотрудники имеют право подавать ходатайства о необходимости упразднения и введения ставок, переводе на другую должность. Технически составляет штатное расписание тот, на кого руководство возложило такую обязанность.

Обычно это кадровик, экономист или бухгалтер. В небольших предприятиях штатным расписанием занимается сам учредитель.

Как правильно внести изменения в штатное расписание

Порядок действий и оформление приказа будут несколько отличаться в зависимости от того, по какой причине вносятся изменения.

Увеличение и уменьшение оклада

Первоосновой приведения в правовое поле повышение окладов сотрудников компании является издание соответствующего приказа, в котором должны быть указаны:

  1. Перечень должностей, по которым будет производиться повышение оклада.
  2. Размеры новых окладов (конкретно по каждой должности).
  3. Точная дата внесения изменений.

Обе стороны трудовых отношений подписывают соглашение к трудовому договору по поводу повышения оклада, на основании чего издаётся приказ. Многие руководители используют унифицированную форму, но трудовое законодательство позволяет составлять этот документ в свободной форме, приемлемой для данного предприятия, с учётом его специфики.

Все вопросы, касающиеся оплаты, являются одной из основ трудовых отношений. Работодатель должен придавать этому важное значение, особенно в плане выполнения законных требований.

Исходя из этого, после документального оформления повышения окладов сотрудникам, следует внести соответствующие коррективы в трудовой контракт.

Те, кого коснулись изменения, должны быть ознакомлены с приказом, подтвердив это своей подписью.

Изменения в оплате труда вносятся в штатное расписание посредством приказа

В случае уменьшения оклада, конечно, отношения субъектов значительно усложняются. Законным может считаться уменьшение оплаты без согласия сотрудника в случаях, вызванных конкретными технологическими или экономическими причинами. Хотя это не является утешительным фактором для работника, подлежащего сокращению.

Нередки случаи, когда руководитель ведёт себя некорректно, предлагая в принудительном тоне заключить дополнительный трудовой договор о снижении размера зарплаты. Причём делает это, превышая свои полномочия и пользуясь служебным положением.

Если работник не соглашается, руководитель позволяет себе угрожать ухудшением условий работы или даже увольнением. Такие случаи однозначно расцениваются как нарушение трудового законодательства и, естественно, являются причиной для подачи иска в суд.

Такие моменты усугубляют трудовые споры и доводят до такого уровня, когда по-другому с ними справиться невозможно.

Реорганизация компании и оптимизация штата: ввод, вывод и замена должностей

В штатное расписание в период реорганизации вводятся новые должности и исключаются те, которые не составляют интереса для предприятия. С новыми должностями вопрос понятен, ведь желающих их занять в настоящее время достаточно. А вот с сокращёнными или выведенными за штат рабочими всё значительно сложнее.

Сокращение штата и ликвидация отделов

Администрация предприятия обязана подготовить служебную записку о предстоящем сокращении за два месяца до события. Уволенному работнику выплачивается выходное пособие — среднемесячный заработок в течение двух месяцев от момента прекращения трудовых отношений.

В приказе о сокращении численности трудового коллектива необходимо указать следующие данные:

  1. Список сокращаемых должностей.
  2. Точная дата сокращения.

Сокращению могут подвергаться как отдельные должности, так и целые отделы

Очень важным моментом, который должны учитывать работодатели, являются категории сотрудников, не подлежащие сокращению.

При переименовании должностей руководитель также должен уведомить об этом сотрудника письменно за 2 месяца до внесения изменений (ст.74 ТК РФ).

Наличие вакансий является самым безболезненным выходом при сокращении, ведь работодателю не придётся испытывать лишние негативные эмоции, когда он вынужден лишать человека работы. Если под сокращение попадают незанятые должности, составляется акт, на основании которого вносятся изменения.

Введение новых штатных единиц и отделов

Приказ о введении новых должностей содержит такую информацию:

  1. Наименование должности. Если вводится целый отдел, указывается его название и список должностей.
  2. Точная дата вступление изменений в силу.

В данном случае момент издания приказа совпадает с моментом штатных нововведений. Это возможно потому, что данные изменения не отражаются на судьбе сотрудников предприятия. С нововведениями знакомят в первую очередь кадровиков, которые будут заниматься разработкой должностных инструкций.

Если контроль за исполнением приказа возлагается на конкретных сотрудников, они расписываются в том, что ознакомлены с ним

Порядок действий при переименовании должности

Новое наименование должности часто происходит в сфере трудовых отношений, в производственных и административных процессах. К примеру, можно вспомнить, что в недалёком прошлом в торговле была очень распространённой должность товароведа. Сейчас вряд ли осталась такая интерпретация, ей на смену пришло понятие «менеджер».

Так вот, при переименовании должности изменение происходит, как говорится, без лишних движений. Издаётся приказ по тому же принципу, как и при введении новой штатной единицы, с той лишь разницей, что в документе должно указываться предыдущее название должности, а затем новое.

В ситуации, когда на должности работает сотрудник, изменение наименования проводится с его ведома и согласия. Опытный руководитель всегда найдёт общий язык с подчинёнными и сумеет доходчиво объяснить причину изменений и основательно аргументирует.

Если трансформации вызваны серьёзными технологическими и организационными факторами, работодатель вправе произвести изменения даже без согласия работника (ст. 74 ТК РФ). Далее обе стороны подписывают соглашение по поводу модификации названия должности. После этого издаётся соответствующий приказ.

Кадровик вносит информацию в личную карточку и трудовую книжку сотрудника.

Иногда переименование должности входит в целую группу измениений штатного расписания, все их можно ввести одним приказом

Методика внесения изменений в штатное расписание

Прежде чем внести изменения, начальник отдела или другого структурного подразделения готовит на имя руководителя компании докладную записку с подробным обоснованием и экономическими расчётами.

Правила составления приказа

Приказ издаётся на основании ст. 74 ТК РФ, как правило, он называется «О внесении изменений в штатное расписание» или «О частичном…». Констатирующая часть заполняется аргументацией на уровне данного предприятия, уточняются нюансы изменений.

На фирменном бланке руководитель издаёт приказ. Текст данного документа состоит из двух частей: констатации и распоряжения. Первая часть — законное основание и причина, вторая — конкретные изменения с указанием сроков и ответственных за исполнение.

Если компания представляет собой сложную структуру с большим штатом, названия должностей могут повторяться. Поэтому в приказе необходимо указывать не только должность, но и конкретное структурное подразделение.

Уведомление сотрудников

Содержимое приказа документа должно быть доведено до всех штатных сотрудников, которых касаются нововведения. Они должны внимательно ознакомиться с ним, принять к сведению и расписаться на обратной стороне.

Если сотруднику понадобится выписка из расписания, она выдаётся на основании ст. 62 ТК РФ. Выписка содержит сведения о выплатах по конкретной должности. Руководствуясь ст. 88 ТК РФ, информация об окладах остальных работников в выписке не указывается.

В каких случаях нужно утверждение нового расписания

При частичных, незначительных коррекциях, изменения вносятся в отдельные графы действующего документа. При существенных модификациях возникает необходимость разработки нового расписания штата сотрудников.

Обычно штатное расписание составляется сроком на год. Если нужно переименовать должность или ввести новую в середине года, в штатное расписание вносятся изменения приказом. Количество повторных изменение законом не ограничивается. А оформить новое штатное расписание можно будет на следующий год.

Если изменения в штатном расписание глобальные, проще упразднить старый и составить новый документ

Обоснование изменений: служебная записка

Руководство предприятия готовит служебное письмо, обращённое к сотрудникам. Оно содержит уважительное обращение и подробное объяснение необходимости внесения изменений, особенно если это касается сокращения. В записке предлагаются варианты выхода из ситуации. Это может быть предложение занять другую должность.

Форма составления и заполнения служебной записки произвольная

Если предстоящее сокращение вызвано серьёзными технологическими обстоятельствами, работодатель вправе сократить должность без согласия сотрудника. Однако этот факт не исключает требования в написании руководителем служебной записки.

В этом случае он должен проявить уважение и такт, особенно по отношению к работникам, которые добросовестно исполняли свои обязанности. Здесь имеет место человеческий фактор, когда сотрудник получает моральную травму в связи с потерей работы.

Именно проявление деликатности не позволит усугубить и без того затруднительное положение человека, а значит не вызовет в нём протеста и не вынудит его идти на крайний шаг — подачу иска в суд.

Внесение изменений в штатное расписание должно иметь в первую очередь обоснованный характер.

Информация должна быть доведена до ведома сотрудников, а лицо, на которое возложена обязанность выполнения контроля, должно отчитаться о результатах проделанной работы.

Работодатель должен владеть основами юридической грамоты и не допускать лишних трудовых споров, ведь существуют боле уязвимые категории работников, которые застрахованы от попадания в список сокращённых.

Источник: https://ipshnik.com/rabota-s-kadrami/izmenenie-shtatnogo-raspisaniya-chto-nuzhno-znat.html

Обязательно ли штатное расписание

Обязательно ли вводить штатное расписание

В первую очередь, отвечая на поставленный вопрос стоит учесть что упоминание о таком понятие как штатное расписание встречается лишь в статье № 57 трудового кодекса Российской Федерации. Согласно данной статьи, обозначается необходимость указывать должность занимаемую сотрудником в составляемом трудовом договоре в соответствие со штатным расписанием предприятия.

Данная статья трудового кодекса указывает нам на то что, если предприятие при формирование трудового договора определяет за работником его должность, необходимо наличие штатного расписания.

Но при возникновение факта формирования трудового договора лишь с описанием трудовых обязанностей работника, без упоминания занимаемой должности, соответственно и потребность в штатном расписание пропадает.

Дополнительно необходимо отметить, что в статье № 57 трудового кодекса Российской Федерации никак не упоминаются физические лица включая так же и индивидуальных предпринимателей.

https://www.youtube.com/watch?v=W3zDjW_icjw

Но не стоит полностью полагаться на статью № 57 трудового кодекса, ведь в случае осуществления проверки федеральной инспекцией по труду могут возникнуть вопросы. Отсутствие штатного расписания может диктоваться как возможное нарушение статьи 5.27 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушения с последующим наложением штрафов на работодателя.

Бывают факты когда в трудовой договор необходимо вносить указания на определенные должности занимаемые работниками, а вот штатного расписания закрепляющего данные должности на предприятие нет.

Так же нельзя утверждать что условия о трудовой функции оказываются одним из главных составляющих трудового договора не согласованно всеми участвующими сторонами.

Штатное расписание утверждается внутренним локально-нормативным актом предприятия. Присутствие, отсутствие и содержание данного документа определяется работодателем. Так же как и создание, а затем и последующее одобрение штатного расписания.

В то же время присутствие или не имение у предприятия штатного расписания никак не мешает работнику осуществлять свои прямые трудовые обязанности, даже при несоответствие трудового договора этому кадровому документу. Стоит отметить что отсутствие штатного расписания у нанимателя никаким образом не влияет на положения оформляемого трудового договора между работником и предприятием.

Из этого становится понятно что трудовой договор с указанием должности не может быть досрочно расторгнут основываясь лишь на основание отсутствия таковой в штатном расписании.

Практика и штатное расписание

Практика показывает о наличие случаев, когда работодатель устраивает работника на должность, не прописанную в штатном расписание.

При возникновение разногласий между штатным расписанием и трудовым договором, все споры решаются в пользу трудового договора в соответствие со статьей № 8 трудового договора Российской Федерации.

Работник считается устроенным на предприятие в первую очередь согласно должности указанной в трудовом договоре.

Отсутствие штатного расписания налагает на работодателя некоторые неудобства, лишая его возможности увольнения работников с последующим сокращением штата. При возникновение споров у работодателя не будет документальных доказательств необходимости проведения данных мероприятий.

В соответствие со статьей № 8 трудового кодекса Российской Федерации штатное расписание является локально-нормативным актом предприятия и не учитывает мнения представительного органа работников.

Работодатель сам вправе принимать решения об введение, а так же об изменение или дополнение штатного расписания. Частота решений о корректировки штатного расписания нигде не оговаривается. Вопрос целесообразности решения по внесению изменений штатного расписания, при возникновение споров, судами к рассмотрению не принимается.

Формой штатного расписания является унифицированная форма № 3 «Штатное расписание», утвержденная постановлением Госкомстата России от 05.01.2014 года №1 «Об утверждение унифицированных форм по учету первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». Как правило предприятия стараются применять данную форму.

Опытные кадровые работники придерживаются мнения, что изменение типовой формы может грозить работодателю неприятностями со стороны проверяющих государственных органов и не только.

Утверждение о необходимости использования унифицированной формы №3 «Штатное расписание» появилось на основание статьи № 9 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ «Об бухгалтерском учете».

Согласно которому к учету могут быть приняты только документы составленные исключительно в соответствие с формами, приведенными в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации.

Исключением могут являться лишь формы документов не предусмотренных в альбомах.

Эти документы вероятно могут быть приняты в форме составленной исполнителем, но обязательно должны содержать все необходимые реквизиты определенные в статье № 9 закона «О бухгалтерском учете».

Подготовкой и утверждением практически всех альбомов унифицированных форм в данное время занимается Федеральная служба государственной статистики (ранее Госкомстат России), согласно постановления Правительства Российской Федерации от 08.07.1997 года № 835 «О первичных учетных документах».

Опираясь на данное постановление следует, что утвержденные Федеральной службой государственной статистики формы обязательны к применению.

Но в данном утверждение упускается одно из ключевых моментов — Федеральная служба государственной статистики в соответствие с возложенными на нее обстоятельствами имеет право утверждать типовые формы первичных документов. Но надо понимать и сам смысл термина первичный документ.

Первичным документом можно назвать документ, который отражает какую либо хозяйственную операцию компании, необходимую отражать в бухгалтерском учете.

Так же стоит учесть, что в штатном расписание не отображаются никакие хозяйственные операции предприятия.

В бухгалтерских проводках штатное расписание не участвует, даже начисление заработной платы работникам, которое осуществляется согласно имеющегося табеля учета рабочего времени сотрудников предприятия.

Соответственно работодатель оставляет за собой право отказаться от применения унифицированного образца формы, а разработать свою более удобную ему форму. Таким образом унифицированная форма №3 «Штатное расписание» может расцениваться только лишь как рекомендательная.

Из всего вышесказанного стоит сделать вывод что отказ от использования унифицированного образца формы штатного расписания никак не может считаться нарушением трудового законодательства, а так же законодательства о бухгалтерском учете.

Для тех предприятий которые решат использовать унифицированную образец штатного расписания стоит отметить некоторые аспекты ее заполнения.

При заполнение формы у работодателей могут возникнуть сложности при возникновение графы отражающей необходимое число штатных единиц. В том случае когда у предприятия имеется необходимость содержания в штате неполной единицы.

Необходимая графа формируется в соответствие с фактическим количеством неполных единиц штата.

Не редко у сотрудников отдела кадров вызывают трудности заполнение граф отражающих заработное вознаграждение работников или просто заработную плату.

Обязательно ли штатное расписание для коммерческой организации

В случае когда имеются работники получающие проценты или коэффициенты, а возможность заполнения данных граф в рублях у работодателя отсутствует, разрешается указывать в этих графах соответствующие проценты и коэффициенты.

В случае когда проценты и коэффициенты имеют плавающие размеры, допускается в соответствующих графах указывать прочерки.

Так же в рассматриваемом случае в графе № 10 необходимо оставить ссылку на документ регулирующий преобразования процентов или коэффициентов.

Дополнительные выплаты призванные стимулировать работников отображать в штатном расписание не следует. Таким образом все дополнительные выплаты не являющимися установленными надбавками в кадровом документе унифицированной формы не отображаются.

С чем связанна необходимость внесения в штатное расписание именно надбавок, непонятно. Тем более что определения термина «надбавки» в соответствующих законодательствах используемых в России и в главную очередь в трудовом не встречается.

Просчет итогов по графам отражающим в своем значение заработную плату имеет место быть только когда тарифные ставки и надбавки неизменны за весь период установленного времени.

В случае же когда на предприятие применяется сдельная система вознаграждения работников, а так же при заполнение формы где кроме денежного эквивалента, допускается использование процентов и коэффициентов, возможность просчета итогов при использование унифицированного штатного расписания отсутствует.

Как было ранее указано должности сотрудников отраженные в штатном расписание предприятия, самостоятельно определяются работодателем.

В случае если выполнение поставленных задач работником по соответствующей специальности предусматривает необходимость предоставления каких либо установленных законом льгот или ограничений, то эти профессии, а так же все квалификационные требования по ним должны полностью отражать указанные в соответствующих квалификационных справочниках, согласно 57 статьи трудового кодекса Российской Федерации. Используемые трудовые справочники в обязательном порядке должны быть утверждены Правительством Российской Федерации.

В случае когда искомая специальность по какой либо причине отсутствует в квалификационных справочниках, то в кадровый документ как и в трудовой договор, при определение требуемых льгот или налагающихся ограничений, работодатель должен руководствоваться соответствующим нормативно правовым актом.

Трудовое законодательство имеет огромное количество нормативно правовых актов, охватывающих все категории специальностей. По этому для упрощения составления предприятию штатного расписания кадровому работнику в первую очередь стоит руководствоваться актуальными квалификационными справочниками.

обязательно ли штатное расписание для ооо

Штатное расписание

(форма N Т-3)

Применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации в соответствии с ее Уставом (Положением). Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, наименование должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, сведения о количестве штатных единиц.

При заполнении графы 4 количество штатных единиц по соответствующим должностям (профессиям), по которым предусматривается содержание неполной штатной единицы с учетом особенностей работы по совместительству в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации, указывается в соответствующих долях, например 0,25; 0,5; 2,75 и пр.

В графе 5 “Тарифная ставка (оклад) и пр.

” указывается в рублевом исчислении месячная заработная плата по тарифной ставке (окладу), тарифной сетке, проценту от выручки, доле или проценту от прибыли, коэффициенту трудового участия (КТУ), коэффициенту распределения и пр.

в зависимости от системы оплаты труда, принятой в организации в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации, коллективными договорами, трудовыми договорами, соглашениями и локальными нормативными актами организации.

В графах 6 — 8 “Надбавки” показываются стимулирующие и компенсационные выплаты (премии, надбавки, доплаты, поощрительные выплаты), установленные действующим законодательством Российской Федерации (например, северные надбавки, надбавки за ученую степень и пр.), а также введенные по усмотрению организации (например, связанные с режимом или условиями труда).

При невозможности заполнения организацией граф 5 — 9 в рублевом исчислении в связи с применением в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации иных систем оплаты труда (бестарифная, смешанная и пр.) указанные графы заполняются в соответствующих единицах измерения (например, в процентах, коэффициентах и пр.).

Утверждается приказом (распоряжением), подписанным руководителем организации или уполномоченным им на это лицом.

Изменения в штатное расписание вносятся в соответствии с приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченного им на это лица.

Ведущая рубрики: Желудкова Ирина Витальевна, директор АНО «Центр правовых экспертиз», независимый эксперт по вопросам трудовых и служебных правоотношений.

Тел.: 8 (391) 291-31-61, 291-31-66.
prav-center1@mail.ru

ТОП-5 НАРУШЕНИЙ В ШТАТНОМ РАСПИСАНИИ

Штатное расписание — это утвержденный, принятый перечень численного состава работников предприятия (учреждения) с указанием их количества, должностей, должностных окладов, особенностей оплаты.

Источник: https://printscanner.ru/objazatelno-li-shtatnoe-raspisanie/

Обязательно ли нужно штатное расписание и как его составить?

Обязательно ли вводить штатное расписание

02.03.2021

Обязательно ли нужно штатное расписание и как его составить?

Штатное расписание – нормативный акт, в котором закреплены состав и штатная численность компании, а также фонд заработной платы. Если этот документ правильно составлен, он:

  • Существенно упрощает ведение кадрового учёта;
  • Является подтверждением расходов для ФНС.

ВАЖНО: Многие работодатели считают, что штатное расписание не является обязательным документом – это неверно. Да, в Трудовом Кодексе нет прямого требования о наличии штатного расписания, но есть вполне недвусмысленная ссылка на него в 15-й статье и статье 57 ч. 2.

Там указано, что, если в условиях трудового договора указана должность работника (а она указана всегда), эта должность должна соответствовать штатному расписанию. Соответственно, при любой проверке у вас это расписание попросят. Кроме того, штатное расписание необходимо для успешного прохождения налоговых проверок и проверок из Фонда социального страхования.

Отсутствие штатного расписания проверяющие обычно трактуют как нарушение ТК РФ и выставляют штраф в размере 50 000 рублей. Именно поэтому мы настоятельно рекомендуем разработать и утвердить штатное расписание сразу же при открытии организации, а впоследствии поддерживать его актуальность.

Как составить штатное расписание?

Обычно для разработки этого документа используется унифицированный бланк Т-3. Эта форма в данный момент является рекомендованной, а не обязательной, но тем не менее, её очень удобно использовать: просто заполняете бланк и не переживаете о возможных ошибках.

Вам нужно будет заполнить:

Шапку. Стандартная для форм первичной учётной документации шапка:

  • Наименование организации (в точном соответствии со свидетельством о регистрации);    
  • ОКПО;
  • Номер документа;
  • Дату вступления документа в силу (указывается в поле «Штатное расписание на период»);

Содержательную часть (таблицу). Графы пронумерованы, поэтому с ними очень удобно работать:        

  • Графа 1, «Наименование». Указываете название структурного подразделения компании. Располагать подразделения лучше всего согласно их иерархии;
  • Графа 2, «Код». Код подразделения (внутренний код, который присвоен руководителем);
  • Графа 3, «Должность». Должность и разряд/класс/категория квалификации. Указываются согласно Общероссийскому классификатору профессий. Обратите внимание: в трудовом договоре, штатном расписании и трудовой книжке должно быть указано одно и то же название должности;
  • Графа 4, «Кол-во штатных единиц». Число штатных единиц по данной должности. Неполные единицы указываются в дробных числах (например, «3,5»). Учтите, что вакантные должности тоже указываются;
  • Графа 5, «Тарифная ставка». Оклад, доля, процент от выручки – в любом случае вы должны указать сумму в рублёвом эквиваленте, которая будет не меньше, чем МРОТ;
  • Графы 6, 7, 8, «Надбавки». Премии, поощрительные выплаты, доплаты. Также могут быть процентными надбавками или фиксированными суммами;
  • Графа 9, «Всего». Общая сумма заработка сотрудника (оклад + все надбавки), в рублях;
  • Графа 10, «Примечания». Чаще всего остаётся  незаполненной.    

Итого. Сумма всех показателей по вертикальным столбцам таблицы: общее число штатных единиц, сумма окладов, сумма надбавок и общий ежемесячный фонд заработной платы.
Документ подписывают начальник ОК и главный бухгалтер, заверять его печатью не обязательно. Утверждает штатное расписание руководитель организации, выпуская соответствующий приказ.

Как внести изменения в штатное расписание?

Мы рекомендуем составлять штатное расписание на полгода-год. Если нужно скорректировать документ в середине выбранного периода, можно воспользоваться двумя вариантами:

  1. Составить приказ руководителя «Об изменении штатного расписания» с указанием соответствующих корректировок;
  2. Составить новое штатное расписание (на основе действующего) и ввести его в действие с начала следующего месяца.

Аккуратно составьте штатное расписание, поддерживайте его в актуальном состоянии, и у проверяющих инстанций не будет к вам никаких вопросов.
 

Актуальные статьи каждую неделю

Источник: https://Osnova.capital/blog/obyazatelno-li-nuzhno-shtatnoe-raspisanie-i-kak-ego-sostavit

Изменение штатного расписания в связи с введением новой должности: документы, порядок, приказ

Обязательно ли вводить штатное расписание

Если на предприятии в штат вводится новая должность, одновременно с этим должны быть внесены изменения в штатное расписание, даже если при этом трудовые права работников остаются неизменными, а сложность исполняемых обязанностей не увеличивается.

Как меняется документ

По ведению штатного расписания установленных единых правил не предусмотрено, потому что оно не является обязательным документом для небюджетных организаций. На практике большинство предприятий ведут такой вид документации, как штатное расписание, так как оно позволяет систематизировать сведения о должностях, сотрудниках и их окладах, об условиях труда и дополнительных особенностях.

Это дает возможность при необходимости оперативно провести анализ необходимой информации. Предприятие вправе вести данный документ на основании местных локальных актов.

Штатное расписание составляется сроком на 1 год, и его меняют в конце каждого года. И на практике не нужно ничего делать с этим документом, если ощутимых изменений в работе предприятия не происходит.

Процедура изменения штатного расписания обязательна при введении новых должностей, изменении численности работников или условий оплаты их труда, для ее проведения существует установленный регламент.

Введение новой должности может быть обусловлено следующими причинами:

  • производство расширяется, что требует привлечения новых работников и новых должностей;
  • проводится реорганизация, в результате которой требуются специалисты другого профиля;
  • уменьшается нагрузка на некоторых сотрудников, которым приходилось совмещать несколько должностей.

Изменения в штатном расписании при введении новой должности возможны только при наличии приказа руководителя. Перед тем, как ввести новую должность, должны быть соблюдены следующие условия:

  • данные о необходимости расширения штата обобщаются и анализируются;
  • производится сбор необходимой документации;
  • составляется приказ;
  • изменяется штатное расписание.

Внесение поправок без доказательства того, что они необходимы на самом деле, будет невозможным и новая должность не будет считаться законной. Сбором доказательств необходимости новой должности занимается лицо, имеющее на это полномочия.

Штатное расписание при введении новой должности

На каких основаниях можно ввести должность

Главным основанием для введения в штат новой должности становится ситуация, когда существующие на предприятии в данный момент условия не обеспечивают полноценный производственный процесс без нарушения законодательно установленных граничных сроков труда за неделю. Поэтому каждому сотруднику приходится значительно превышать максимально допустимую норму длительности рабочего времени для обеспечения полноценного производственного процесса.

Для установления такой ситуации нужно использовать формулу вычисления оптимальной продолжительности рабочей недели, обобщить статистическую информацию. Кстати, с помощью этой формулы можно доказать также необходимость выведения должности из штатного расписания. Если на предприятии нет собственных норм выработки для каждой конкретной должности, можно воспользоваться стандартами Минтруда.

При введении новой должности требуется разработать полную законодательную концепцию условий труда, а именно: продолжительность рабочего времени, график труда, размер заработка и способы и схема оплаты, необходимость дополнительного обучения, его способы и время. Размер оклада может быть установлен больше или меньше, чем у других работников.

Все эти действия по обоснованию необходимости новой штатной должности может совершить начальник отдельного подразделения предприятия. Он пишет докладную на имя генерального директора с ходатайством о введении новой единицы.

После ознакомления директор выносит свое решение. Если принято решение удовлетворить обращение, издается приказ по предприятию.

Как происходят изменения в штатном расписании в связи с введением новой должности

На основании приказа можно внести поправки в штатное расписание, а иногда требуется полное изменение содержания штатного расписания.

  • Если требуется ввести одну-две должности, достаточно слегка подправить текст штатного расписания,
  • Если же изменения касаются многих должностей или даже целого структурного подразделения, придется составить новое штатное расписание.

Важные шаги

При заполнении штатного расписания нужно будет указать зарплату, порядок и режим работы, а также дать название новой должности, которая бы в полной мере отражала весь спектр исполняемых обязанностей.

Наименование должности должно соответствовать Квалификационному справочнику, действующему на данный момент.

Хотя если на новую должность нет каких-то ограничений и запретов, работодатель вправе сам дать ей название.

Допускается изменение наименования существующей должности в штатном расписании, для чего обычно не требуется полностью менять весь документ.

 При введении новой должности потребуется оповестить об этом местную службу занятости для привлечения квалифицированной рабочей силы, если подходящей кандидатуры на эту должность нет.

Само предприятие может перевести на новую должность другого сотрудника из числа собственных путем перевода, а может самостоятельно привлечь человека со стороны.

Как составить приказ

Оформлением штатного расписания обычно должны заниматься работники кадровой службы, хотя по указанию руководителя такая обязанность может быть наложена на любое лицо, компетентное в таких вопросах. Работу по внесению изменений можно начинать при получении устных распоряжений руководителя, но все изменения должны быть сделаны только на основе приказа, который составляет руководитель.

Единой установленной формы такого приказа нет, но необходимо придерживаться государственного стандарта Р 6.30-2003. В этом документе содержится следующая информация:

  • по каким причинам вводятся поправки;
  • каким образом они будут производиться и регистрироваться;
  • как называется новая вакансия;
  • в чьем подчинении будет новый сотрудник;
  • какой оклад, премии и надбавки ему предлагаются;
  • по какому графику будет проходить трудовая деятельность, каков режим труда и отдыха.

Кроме того, указывается, какие сроки отведены на введение изменений, как именно они будут производится. Указывается лицо, на которого возлагается контроль за исполнением данного приказа.

Форма приказа может быть разработана самим предприятием, можно составить в произвольной форме, но следует придерживаться следующей структуры:

  1. Вверху пишутся реквизиты предприятия, адрес, а также дата составления приказа и его номер.
  2. Вписывается формулировка документа: «Изменить штатное расписание».
  3. Далее следует причина изменения: «введение новой должности».
  4. Ниже перечисляются все изменения.
  5. В конце указывается лицо, ответственное за исполнение данного приказа.

Приказ подписывает руководитель предприятия, другие лица, ответственные за его подготовку и реализацию. Копии приказа направляются тем лицам, кого могут коснуться эти изменения, если таковые есть.

Образец приказа на изменение должности в штатном расписании

Что еще нужно оформить

Кроме приказа на введение новой должности с внесением изменений в штатное расписание потребуется оформить следующую документацию:

  1. Процесс изменения штатного расписания и введения новой должности инициируется составлением докладной записки руководителя отдела с просьбой о введении новой должности.
  2. Составляется должностная инструкция под новую должность без указания имен и лиц. Она пишется в свободной форме, на основе общих принципов составления таких документов.
  3. Составляется трудовой договор, если сотрудник на новую должность не работает на данном предприятии.
  4. Если же он является работником данного предприятия, то вносятся изменения в существующий контракт. При необходимости внести изменения в трудовой договор, составляется дополнительное соглашение к нему. В нем указываются все производимые изменений: увеличение или уменьшение оклада, переименование должности и так далее.
  5. Штатное расписание переписывается в новой редакции, если изменения носят масштабный характер. Если же требуется ввести несущественные изменения, то к нему составляется приложение.

Если введение новой должности или должностей касается работников данного предприятия, то по закону необходимо оповестить их об этом в письменном виде (ст. 74 ТК РФ). Эти оповещения вручаются им лично, после чего они могут расписаться в знак того, что согласны с предложенными нововведениями. Затем вносятся соответствующие записи в трудовую книжку и личную учетную карточку.

Если изменения касаются некоторых работников, но не все из них согласны с этим, то внесение изменений в штатное расписание будет рассматриваться, как незаконное (ст. 72 ТК РФ).

Изменение штатного расписания в ЗУП 3.0 — тема этого видеоролика:

Источник: http://uriston.com/trudovoe-pravo/shtatnoe-raspisanie/s-vvedeniem-novoj-dolzhnosti.html

Компания права
Добавить комментарий