Основания для утверждения новых должностных инструкций

Содержание
  1. Порядок внесения изменений в должностную инструкцию
  2. Можно ли изменить должностную инструкцию без согласия работника по инициативе работодателя 
  3. Как внести изменения в должностную инструкцию, образец приказа об изменении 
  4. Уведомление об изменении определенных сторонами условий трудового договора 
  5. Какие изменения должностной инструкции меняют трудовую функцию 
  6. Подготовка приказа об утверждении должностных инструкций
  7. Зачем это нужно
  8. Нормативы и стандарты
  9. Квалификационные характеристики
  10. Изменения и новая редакция
  11. Пример содержания
  12. Инструкция оформления приказа об утверждении должностных инструкций
  13. Плюсы и минусы
  14. Образец приказа об утверждении должностной инструкции
  15. Нужен ли и в каких случаях?
  16. Можно ли утвердить по-другому?
  17. Основания для составления
  18. Приказ об утверждении должностных инструкций 2019
  19. Кто оформляет?
  20. Порядок подготовки
  21. Как правильно составить?
  22. Структура и реквизиты
  23. Форма
  24. Образец и примеры
  25. Типовой бланк
  26. В доу
  27. В школе
  28. Сколько и где хранить?
  29. Порядок утверждения должностных инструкций для рабочих на предприятиях
  30. Необходимо ли утверждать должностные инструкции приказом
  31. Ответственный за утверждение и подписание должностных инструкций
  32. Общий порядок утверждения должностной инструкции
  33. Приказ об утверждении должностных инструкций
  34. Основания для утверждения новых должностных инструкций
  35. Общие рекомендации по разработке должностных инструкций
  36. Порядок внесения изменений в должностную инструкцию
  37. Как утвердить должностные инструкции
  38. Правовая основа составления должностных инструкций
  39. Меняем должностную инструкцию
  40. Утверждение должностной инструкции

Порядок внесения изменений в должностную инструкцию

Основания для утверждения новых должностных инструкций

Можно ли изменить должностную инструкцию без согласия работника по инициативе работодателя

Как внести изменения в должностную инструкцию, образец приказа об изменении

Уведомление об изменении определенных сторонами условий трудового договора

Какие изменения должностной инструкции меняют трудовую функцию

Можно ли изменить должностную инструкцию без согласия работника по инициативе работодателя 

Ответ на важнейший вопрос, уведомлять о внесении изменений в должностную инструкцию работника или проводить процедуру по согласованию с ним, зависит от существа самих изменений.

Согласно письму Роструда от 31.10.2007 № 4412-6, если при этом меняются необходимые в силу закона условия трудового договора (ст. 57 Трудового кодекса РФ, далее — ТК РФ), следует соблюдать требование о письменном уведомлении сотрудника за 2 месяца (ст. 74 ТК РФ), а другие должностные обязанности нужно согласовать в соответствии со ст. 72 ТК РФ (об этом ниже).

Решение о том, как внести изменения в должностную инструкцию (далее — ДИ), принимается путем выбора из следующих вариантов:

  • издать приказ об исключении или включении пунктов, изменении текста части ДИ;
  • утвердить ДИ в новой редакции путем издания приказа об утверждении или проставления грифа утверждения в тексте новой ДИ. 

При большом объеме кадрового документооборота предпочтителен второй вариант. По исполнению он не отличается от утверждения новой ДИ. Но при оформлении отдельного приказа должно быть указано о ее издании взамен ранее утвержденной, а при принятии путем проставления грифа это может быть уточнено в заголовке ДИ («новая редакция» или «вторая редакция») и (или) в преамбуле.

Как внести изменения в должностную инструкцию, образец приказа об изменении 

Для корректировки ДИ можно принять прикрепленный к нашей статье приказ о внесении изменений в должностную инструкцию за образец. Необходимые реквизиты такого документа:

  • номер, дата, наименование организации, название приказа;
  • указание на реквизиты ДИ или приказа о ее утверждении (если он был издан);
  • содержание изменений (какие пункты утрачивают силу, излагаются в другой редакции, какими пунктами ДИ дополняется);
  • указание на дату вступления в силу изменений (например, с момента доведения до сведения работников или с определенной даты, если есть необходимость в дополнительной подготовке в связи с изменением обязанностей);
  • возложение на сотрудника кадровой службы или руководителя подразделения обязанности по информированию сотрудника под расписку. 

Образец приказа можно скачать по ссылке: Образец приказа о внесении изменений в должностную инструкцию.

При издании такого документа или утверждении ДИ в новой редакции необходимо уделить особое внимание порядку извещения.

Уведомление об изменении определенных сторонами условий трудового договора 

В соответствии со ст. 56, 57 ТК РФ в предмет трудового договора входят:

  • описание трудовой функции работника;
  • условия труда. 

Поскольку содержание ДИ не регламентировано, она может включать информацию, относящуюся к трудовому договору в приведенной части. Изменение его условий осуществляется 2 способами:

  1. По соглашению сторон — в качестве общего правила (ст. 72 ТК РФ). Поэтому изменение ДИ, являющейся частью трудового договора, целесообразно оформить дополнительным соглашением к нему.
  2. По инициативе работодателя — в случае организационно-технологических изменений (ст. 72 ТК РФ) с сохранением трудовой функции прежней. В такой ситуации нужно за 2 месяца уведомить сотрудника о предстоящем введении изменений (образец уведомления и некоторые подробности изменения вы найдете по ссылке: Уведомление об изменении условий трудового договора). Если условия трудового договора не меняются (например, корректируются требования о квалификации), данное требование соблюдать не нужно. 

Отметим, что порядок разработки новой ДИ или ее изменений, согласования и издания приказа об утверждении изменений, содержание этого приказа необязательно доводить до сведения работника, поскольку эти процедуры и документы не затрагивают его трудовые права и не относятся к сведениям, представляемым на основании п. 1 ст. 62 ТК РФ.

https://www.youtube.com/watch?v=GW2VT5K3-3M

Соответствующий вывод был сделан в решении Железногорского горсуда Красноярского края от 01.02.2011 по делу № 2-215/2011. Предметом информирования и согласования в необходимых случаях является только содержание изменений ДИ.

Какие изменения должностной инструкции меняют трудовую функцию 

Описание трудовой функции в договоре с работодателем должно соответствовать ст. 15 ТК РФ:

  • указание на должность (профессию, специальность) и квалификацию;
  • вид подлежащей выполнению работы. 

При этом нужно учитывать, что отсутствие упоминания должности в штатном расписании не препятствует признанию отношений трудовыми (определение КС РФ от 19.05.2009 № 597-О-О).

Установить другую или существенно измененную трудовую функцию можно только по согласованию с сотрудником, поскольку фактически это его перевод на другую работу (ст. 72, 72.1 ТК РФ). Без его согласия ее можно менять только на некоторый период и в оговоренных в ТК РФ случаях (чч. 2, 3 ст. 72.2 ТК РФ).

Из приведенных законоположений следует, что корректировка должностных обязанностей в рамках работы по определенной должности трудовую функцию не меняет (см., например, определение Мосгорсуда от 07.09.2015 № 4г-9509/15). Ее могут изменить только такие новые обязанности, которые фактически приводят к работе по другой должности.

Итак, изменение должностной инструкции оформляется различным образом: утверждением новой редакции (с изданием приказа или без него), изданием приказа о внесении изменений, дополнительным соглашением к трудовому договору.

При этом с работником согласовывается изменение трудовой функции, если оно имеет место, либо за 2 месяца доводятся до его сведения вызванные оргпотребностями коррективы условий трудового договора.

С коррективами иного характера сотрудник может быть ознакомлен в любое время. 

Источник: https://rusjurist.ru/kadry/dolzhnostnye_instrukcii/poryadok_vneseniya_izmenenij_v_dolzhnostnuyu_instrukciyu/

Подготовка приказа об утверждении должностных инструкций

Основания для утверждения новых должностных инструкций

Предприятия смогут приносить большую прибыль только тогда, когда его сотрудники будут максимально эффективными. Для повышения производительности сотрудников на каждом предприятии должны быть разработаны должностные инструкции.

Под данным понятием подразумевается документ, с помощью которого устанавливаются должностные инструкции каждого сотрудника. Они нужны для того, чтобы у сотрудников не возникало вопросов по поводу их обязанностей и условий труда.

Основанием для их введения является приказ об утверждении должностных инструкций. Этот приказ необходим для приобретения должностными инструкциями юридической силы. Его подготавливают сотрудники отдела кадров или руководители структурных подразделений.

Приказ может утверждать сразу несколько должностных инструкций. Для этого в нем должен быть указан перечень инструкций. В случае введения в организации новой должности, для нее нужно разработать должностную инструкцию и утвердить ее отдельным приказом.

Приказ завершает процесс создания документов, которые определяют функции и полномочия всех работников организации или предприятия.

Зачем это нужно

Само понятие «должностная инструкция» отсутствует в ТК РФ, но ОКУД содержит в себе упоминание о данном документе.

Ведение данных документов в организации помогает достичь таких целей:

  • правильно распределять полномочия каждого сотрудника;
  • более эффективно управлять работающим персоналом;
  • повысить ответственность каждого работника.

Несмотря на то, что должностные инструкции играют важную роль в любой организации, они не относятся к документам, которые необходимо в обязательном порядке иметь в организации.

Наличие данных бумаг позволяет работодателю избежать конфликтных ситуаций с сотрудниками или претензий от них. Сотрудникам же должностные инструкции помогут избежать исполнения задач, которые не относятся к их обязанностям.

Разработка проходит в индивидуальном порядке, опираясь на штатное расписание организации. Без приказа руководителя об их утверждении они не могут вступить в силу. Зависимо от того, какие потребности имеет организация, может осуществляться изменение содержания должностных инструкций, но уже измененный документ также должен быть утвержден приказом.

Важным нюансом является то, что все изменения, которые вносятся в документы, должны соответствовать законодательству, и не должны нарушать права сотрудников.

Для того чтобы избежать нарушения прав сотрудников организации и прочих ошибок, должностные инструкции составляются руководителями структурных подразделений, а потом передаются юристам для проверки и правки, если она понадобится. На утвержденной руководителем организации бумаге обязательно нужно указать номер и дату приказа, являющегося основанием введения в действие.

После введения должностных инструкций каждый сотрудник должен ознакомиться с документом, подтвердив это своей росписью. После того, как сотрудник подтвердить свое ознакомление, все его действия должны осуществляться в соответствии с положениями инструкции.

Нормативы и стандарты

В ст. 8 ТК РФ говорится о том, что руководитель организации имеет возможность самостоятельно разрабатывать нормативные акты, которые не противоречат нормам трудового права.

Это положение касается также и должностных инструкций, но в трудовом законодательстве нет установленных требований к их составлению.

При оформлении инструкций руководством может послужить государственный стандарт 6.30.2003.

Многие предприятия не создают должностные инструкции, а указывают всю необходимую информацию в трудовых соглашениях, но большинство специалистов считает, что данные документы должны находиться в каждой организации.

Инструкции должны содержать такие данные:

  • задачи, стоящие перед сотрудником во время рабочего процесса;
  • требования по уровню квалификации;
  • функции работника;
  • права и обязанности персонала;
  • ответственность работника.

Создание правильной инструкции является очень тяжелой задачей. В этом деле помощником может выступить квалификационный справочник, утвержденный Министерством труда в 1998 г. Туда нужно включить перечень работ, характеризующих должность. Также — требования, которые предъявляются к подготовке сотрудника.

Профессиональные стандарты – это новый подход к квалификациям сотрудников. В законодательстве сказано, что до 2020 г. государственные и муниципальные (школы, ДОУ и т.д.) организации должны перейти на новые требования, предъявляемые к квалификациям сотрудников. Этот переход необходим из-за того, что были обновлены служебные правила.

Кроме создания документов, сотрудникам отдела кадров также нужно оценить насколько персонал организации соответствует обновленным требованиям. В случае несоответствия, в связи с профстандартами, сотрудники должны быть отправлены на обучение. Частными предприятиями профессиональные стандарты применяются по решению руководителя.

Бланк приказа об утверждении должностных инструкций

Квалификационные характеристики

Квалификационные характеристики – это суть служебного регламента. В законодательстве понятие «квалификация» расшифровывается как знания, опыт и умения сотрудника, которые необходимы для выполнения определенной работы.

Министерство труда постановило, что квалификационные характеристики должны состоять из трех частей:

  • служебные обязанности;
  • что должен знать сотрудник;
  • квалификационные требования.

К служебным обязанностям относятся нагрузки, необходимые к выполнению сотрудником.

Категория «что должен знать» устанавливается списком требований для определенной должности, а также списком необходимых навыков, знаний и умений.

В квалификационных требованиях указывается информация о необходимом образовании и о трудовом стаже сотрудника. Квалификационные характеристики содержатся в справочниках ЕТКС и ЕКС.

https://www.youtube.com/watch?v=SaaZ6n9XWGQ

В 2019 году требования для работников должны разрабатываться на основании профессиональных стандартов, которые актуальны и действуют как в государственных, так и в частных организациях.

Изменения и новая редакция

Изменения в должностные инструкции вносятся либо тогда, когда изменяются должностные обязанности сотрудников, либо при изменении условий труда в организации.

Инициировать внесение изменений в должностные инструкции может:

  • директор предприятия;
  • руководитель структурного подразделения, где трудится сотрудник;
  • сам сотрудник.

Ответственному лицу нужно подать такие документы:

  • заявление сотрудника;
  • если изменение инструкции было инициировано директором – его предложения;
  • если руководителем отдела, то нужно представить служебную записку.

Трудовым законодательством не установлен порядок, в соответствии с которым в должностные инструкции должны вноситься изменения, поэтому он устанавливается самостоятельно в каждой организации. Данный порядок нужно закрепить в локальных документах предприятия. Перед внесением изменений сотрудниками отдела кадров проводится оценка целесообразности введения.

Скачать образец должностной инструкции

После внесения изменений в должностные инструкции составляется два приказа:

  • первым составляется приказ о том, что действующая должностная инструкция потеряла свою актуальность;
  • второй приказ составляется о том, что была закреплена новая редакция.

С новыми бланками также нужно ознакомиться каждому сотруднику, и подтвердить это своей подписью. Директору организации нельзя самостоятельно изменять данные документы. Такая возможность появляется только после того, как между ним и сотрудником заключается договор.

Пример содержания

В ТК РФ не установлена ни форма приказа, ни требования к его содержанию, но он должен содержать реквизиты, которые необходимо заполнить так же, как и в любом другом приказе.

Также он должен включать в себя две части:

Констатирующая Должна включать в себя причины, которые вызвали потребность оформления должностных инструкций. Если разработка данных инструкций или внесение в них изменений было осуществлено на основании уже созданного приказа, то здесь нужно указать ссылку на этот документ.
Распорядительная Она начинается со слова «Приказываю», а дальше в ней содержится распоряжение руководителя. Все распоряжения должны начинаться с неопределенных глаголов. Здесь должны быть указаны сроки, по истечении которых приказ должен быть исполнен. В последнем пункте приказа нужно указать лицо, ответственное за его исполнение, а также должность и инициалы данного лица.

Образец приказа об утверждении должностных инструкций

Инструкция оформления приказа об утверждении должностных инструкций

Если сотрудник, который составляет приказ об утверждении должностных инструкций, не уверен в его правильности, то лучше обратиться к специалистам для помощи в составлении или проверки документа на юридические ошибки.

Информация о созданном приказе обязательно должна вноситься в книгу учета приказов, и на должностных обязанностях также должен быть указан номер приказа, являющегося основанием для их создания.

Без подписи руководителя компании данный документ будет считаться недействительным, и его с легкостью можно будет оспорить в суде.

Поскольку на данный момент нет правил составления и оформления приказов, которые утверждают должностные инструкции, то создаваться он может как по образцу, так и в произвольном виде.

Образец приказа об утверждении должностных инструкций

Бланк приказа о внесении изменений в должностную инструкцию

Несмотря на это, составленный приказ должен включать в себя:

  • номер;
  • информацию, где и когда был создан;
  • полное наименование организации;
  • список должностных инструкций, которые он утверждает.

Если должностные инструкции имеют большой объем, то они могут быть отмечены как дополнение. Кроме указанной информации в данный приказ могут включаться и другие необходимые данные.

https://www.youtube.com/watch?v=w8rFQ1yQVto

Оформляться приказ, утверждающий должностные инструкции, может на обычном белом листе формата А4. Допускается также использование бумаги формата А5. Заполняться он может на компьютере или от руки, это зависит от желания того, кто его оформляет. Единственным условием является то, что приказ должен включать в себя оригинальную подпись руководителя организации.

Приказ, утверждающий должностные инструкции, создается в одном экземпляре, а потом проходит регистрацию. Во время действия данного приказа хранить его нужно вместе с другими распорядительными документами предприятия. Доступ к этим документам должен ограничиваться.

Скачать бланк листа ознакомления с должностной инструкцией

Скачать бланк приказа об утверждении должностных инструкций

После того, как приказ станет неактуальным, его нужно передать в архив организации. В архиве он должен храниться не менее трех лет в соответствии со сроком, который устанавливается законодательством. По истечению срока хранения приказ может быть уничтожен.

Плюсы и минусы

Преимущества
  • при подписании инструкций сотрудником, можно разорвать трудовое соглашение, ссылаясь на несоответствие сотрудника занимаемой им должности;
  • проводится регулярная аттестация персонала организации;
  • появляется возможность решения трудовых конфликтов внутри предприятия, не привлекая посторонних людей;
  • инструкции распределяют обязанности сотрудников, которые занимают похожие должности;
  • они являются весомым аргументом при судебных разбирательствах в пользу того, что наказание сотрудника в случае невыполнения своих обязанностей было применено правомерно.
Недостатки
  • работодатель не имеет возможности доказать то, что он прав и привлечь сотрудника к дисциплинарному взысканию;
  • работодатель не имеет права не принять сотрудника на работу по причине несоответствия должности, на которую претендует сотрудник и его образования;
  • работодатель не может доказать свою правоту в трудовых конфликтах и т.д.

Источник: http://buhuchetpro.ru/prikaz-ob-utverzhdenii-dolzhnostnyh-instrukcij/

Образец приказа об утверждении должностной инструкции

Основания для утверждения новых должностных инструкций

Безусловно, должностная инструкция является локальным актом, с которым работник должен быть ознакомлен сразу же после заключения договора о взаимном сотрудничестве.

Но ведь в процессе характер трудовых отношений, как собственно и специализация компании может и измениться. В связи с этим возникнет необходимость не только во внесении изменений в уже действующие инструкции, но и разработку новых, в порядке, определенном нормами закона.

Нужен ли и в каких случаях?

Разработка и применение должностной инструкции не обязательны. Более того, ТК РФ даже не содержит упоминания об указанном документе, ведь все обязанности в рамках ст.57 ТК РФ можно закрепить и в трудовом договоре.

И, тем не менее, данный документ активно применяется во многих организациях в порядке, который никем не определен.

Именно поэтому многие кадровики и задают вопрос: каков же порядок создания самих должностных инструкций и нужно ли их утверждать? А между тем, при оформлении должностной инструкции либо внесении изменений в уже действующие условия, в первую очередь следует руководствоваться Постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 N 65-ст и квалификационными справочниками к определенной отрасли.

Следует учитывать и нормы ст.8 ТК РФ, которой за работодателем закреплено право издавать на предприятии локальные акты, регламентирующие те либо иные процедуры уже с учетом специфики компании, при условии, что местная документация не будут ухудшать положение сотрудников в сравнении с ТК РФ.

То есть именно таким образом на законодательном уровне должностная инструкция и обретает законную силу, являясь локальным актом, на который после оформления распространяются уже и нормы ТК РФ.

При этом стоит отметить, что сама по себе инструкция не будет иметь юридической силы без правильного оформления, которое заключается не только в соблюдении прав сторон при формировании тех или иных условий, а также наличия подписей труженика и руководства, но и соответствующего утверждения.

Также следует отметить, что при необходимости даже федеральные законы подвергаются изменениям либо же полной отмене и разработке уже в новой редакции. Соответственно и инструкция не может на протяжении десятков лет быть актуальной, что предопределяет необходимость в вышеописанных действиях.

Можно ли утвердить по-другому?

При издании локальных актов, в частности, той же должностной инструкции рекомендовано пользоваться ГОСТ Р 6.30-2003, где в п.3.16 сказано, что утвердить документ можно двумя способами, а именно:

  • посредством издания распорядительного акта, то есть приказа;
  • путем проставления грифа «Утверждаю» с подписью руководителя организации.

То есть приказ для утверждения ДИ издавать и не обязательно, если инструкция уже утверждена указанным грифом.

Однако в некоторых отраслях разработаны специальные положения, которые не только содержат порядок оформления инструкций и процедуру внесения изменений, но и определяют обязательное издание приказа.

Если компания не относится к государственным структурам, руководство порядок утверждения инструкций вправе определять самостоятельно, то есть:

  • если штат организации невелик, достаточно будет и грифа;
  • если же речь идет о большом учреждении со многими структурными подразделениями, целесообразнее издать общий приказ об утверждении ДИ, а не визировать каждую.

Основания для составления

Приказ об утверждении должностных инструкций, конечно, не является обязательным документом, но ровно до тех пор, пока его необходимость не закреплена в локальных актах.

Например, положение о порядке утверждения инструкций может содержать следующие основания для его оформления:

  • издание новой инструкции ввиду образования вакансии либо же введение в штатное расписание дополнительной единицы;
  • внесение изменений в уже действующую инструкцию.

Приказ об утверждении должностных инструкций 2019

Несмотря на то, что законом правил формирования ДИ не разработано, создать приказ об утверждении новой должностной инструкции совсем не сложно.

Всегда можно использовать аналогию с уже закрепленными правилами и те же нормативы по оформлению официальных документов, а именно, ГОСТы.

Кто оформляет?

Как правило, разработкой должностной инструкции могут заниматься несколько специалистов:

  • юрист;
  • экономист или бухгалтер, если речь идет об их отделе;
  • кадровый работник.

Но вот после формирования ДИ все вопросы по ее утверждению, а также изданию приказа возлагаются уже на отдел кадров, которые собственно приказы по основной деятельности и ведут.

Порядок подготовки

Следует отметить, что должностная инструкция может формироваться двумя путями:

  • в виде самостоятельного документа;
  • в качестве приложения к договору о взаимном сотрудничестве.

Соответственно в первом случае издается просто приказ об утверждении новой инструкции либо же о введении в действие других условий, если речь идет о правке.

Во втором случае на начальном этапе готовится дополнительное соглашение к договору, а затем уже приказ, который его и утверждает. То есть в зависимости от порядка формирования должностной инструкции может быть два приказа с совершенно разным смыслом.

Как правильно составить?

Приказ об утверждении инструкции относится к локальной документации, к которой предъявляется ряд требований, закрепленных в ГОСТ 6.30-2003.

В частности, должна быть соблюдена базовая структура документа и наличие определенных атрибутов. 

Структура и реквизиты

Так приказ должен содержать следующие сведения:

  • название учреждения;
  • наименование документа, то есть приказ либо же распоряжение;
  • место создания документа, а именно город, где расположена компания;
  • дата;
  • номер, соответствующий регистрации в журнале;
  • преамбула;
  • непосредственные условия;
  • подписи руководителя и сотрудников, которым поручены определенные задания в режиме приказа. 

Форма

Большинство приказов, которые используют в кадровом делопроизводстве, имеют унифицированную форму, утвержденную Постановлением Госкомстата №1.

Однако приказ об утверждении должностной инструкции в указанном нормативном акте не упомянут, следовательно его можно составить с произвольной форме с соблюдением требований, применяемых к аналогичной документации.

Образец и примеры

Создание приказа об утверждении ДИ может понадобиться в двух случаях, а именно:

  • при формировании новой инструкции; 
  • при внесении изменений.

Типовой бланк

Образец приказа об утверждении новых инструкций расположен ниже и его можно скачать с нашего сайта.

Пример документа также представлен ниже:

Типовой приказ об утверждении ДИ (бланк)

В доу

Как правило, в детском саду штат сотрудников составляет около 50 человек, и это минимум.

https://www.youtube.com/watch?v=morBowVZsoc

При этом, если инструкции сотрудников приводят в соответствие в теми же квалификационными требованиями на основании ЕТКС, требуется издать об утверждении всех инструкций уже в новой редакции на основании образца, который представлен ниже.

В школе

Требования к квалификации, а также обязанностям, которые преподаватели и обслуживающий персонал должны выполнять в пределах установленной нормы часов, утверждены Приказом Минздравсоцразвития РФ от 26.08.2010 N 761н.

А так как во исполнение ст.46 ФЗ N 273 лица, занимающиеся педагогической деятельности обязаны отвечать квалификационным требованиям, закрепленным в том же ЕТКС, необходимость во внесение должностных инструкций уже с учетом современных требований к образованию и возникает. 

Сколько и где хранить?

В рамках п.657 Приказа Минкультуры №558 трудовые договоры, а также иные документы, не вошедшие в личные дела, то есть те же приложения к ним же в виде должностных инструкций, хранятся на предприятии не менее 75 лет в архиве самого предприятия.

Однако если компания ликвидируется, все данные, включая и ДИ, передаются в трудовой архив города либо же правопреемнику учреждения.

Источник: http://buhdzen.ru/kadry/dolzhnostnye-instrukcii/prikaz-ob-utverzhdenii/

Порядок утверждения должностных инструкций для рабочих на предприятиях

Основания для утверждения новых должностных инструкций

Бизнес юрист > Бухгалтерский учет > Первичные документы > Порядок утверждения должностных инструкций в организациях

Работодатель обязан оговаривать условия рабочего процесса и знакомить работника с ними перед приемом на работу, для этих целей нужно проводить инструктаж.

При наличии для данного процесса отдельного локального акта соблюдается порядок утверждения должностных инструкций и их оформления.

При этом законодательство не обязывает работодателя применять должностную инструкцию, так как этот документ не является обязательным, однако ТК РФ в ст. 8 дает право на его создание, а также описывает процесс оформления, чтобы тот в свою очередь был наделен законной силой.

Необходимо ли утверждать должностные инструкции приказом

Сам процесс создания на предприятии должностной инструкции как внутреннего локального акта еще не обеспечивает ей статус официальной документации. Так как без соблюдения процесса ее составления и утверждения акт не будет наделен юридической силой.

Важно: поэтому решив создать инструкцию, работодатель обязан придерживаться установленных требований ст. 8 ТК РФ в формировании с последующим утверждением.

При этом инструкция с течением времени может изменятся, так как происходят перемены в технологических и организационных вопросах на предприятии. В таком случае также соблюдается установленный процесс ее оформления и утверждения.

Ответственный за утверждение и подписание должностных инструкций

В создании требований к должности участвует специальная комиссия, созванная на основании приказа руководителя. В ее состав включаются специалисты соответствующих подразделений предприятия, работа которых сопряжена с контролем рабочего и технологического процесса в подразделениях, например:

  • юрист
  • кадровый работник
  • начальник охраны
  • главный или рядовой бухгалтер

Возглавляет комиссию сам руководитель, он же и подписывает готовый вариант инструкции после тщательного изучения и согласования отдельных моментов.

При этом приказ об утверждении будет издан отделом кадров – согласно прямым обязанностям подразделения.

Важно: кроме приказа допускается применение грифа «Утверждаю» в таком случае вариант с изданием распоряжения пропускают и его не создают.

Общий порядок утверждения должностной инструкции

После разработки должностной инструкции ее согласовывают и утверждают. В ходе этого изучают каждый пункт инструкции на содержание актуальной информации. Подготовленная к утверждению должностная инструкция согласно порядку, складывается из разделов, представленных в таблице ниже.

Пункты Детальная информация
Общие положения В этот раздел должны вносится главные сведения относительно вида должности, квалификации и опыта сотрудника, уровень подчиненности и прочие особенности, такие как порядок назначения сотрудника и замещения должности
Функция Указываются функции, положенные к исполнению работником
Должностные обязанности Конкретизируются задачи поставленные перед работником, при этом указывается вариант их исполнения — самостоятельно или коллективными усилиями
Права Которыми наделяет руководство подчиненного, а также права согласно законодательным нормам
Ответственность Здесь идет перечисление мер применения дисциплинарного взыскания к работнику за неисполнение или нарушение взятых на себя обязательств

Кроме этого в процессе утверждения важно учесть производственные нюансы, так как инструкция может дополнительно содержать следующие пункты:

  • режим работы
  • порядок аттестации и оценки уровня
  • взаимоотношения и связи по должности
  • порядок утверждения и изменения

Перед утверждением после согласования документ нужно пронумеровать, прошнуровать и скрепить печатью.

Сам процесс утверждения можно выполнить в два способа:

  • утвердить посредством приказа
  • посредством печати с грифом «Утверждаю», которая ставится в правом верхнем углу документа

Должностная инструкция разрабатывается в качестве самостоятельного документа или пунктов трудового договора/приложения к нему. При использовании первого варианта издается приказ об утверждении, во втором случае сначала создается приложение к договору, а затем распоряжение об его утверждении.

Кроме этого на коммерческом предприятии порядок утверждения документа может разрабатываться руководством индивидуально, например, если штат небольшой, достаточно только грифа или же в случае с громадным предприятием утверждать единую для всех инструкцию, а не каждую в отдельности.

Приказ об утверждении должностных инструкций

Приказ утверждения не является обязательным документом, однако его применение должно выполняться в случае отсутствия использования других утверждающих моментов. С этой целью необходимо внести положение в локальные акты предприятия о применении в качестве утверждающего элемента именно приказа.

При этом в положении об использовании приказа нужно обозначить случаи, когда он применяется, например:

  • в случае внесения изменений в должностные инструкции, что требует дальнейшего утверждения
  • разработка и формирование новой инструкции для вновь прибывших специалистов

Составление документа не представляет сложности, в процессе его формирования следует использовать общепринятые нормы создания таких распоряжений с учетом положений делопроизводства.

Важно: так как приказ имеет отношение к локальной документации организации, в его формировании следует учитывать ряд требований, обусловленных ГОСТом 6.30-2003.

Согласно указанному ГОСТу должны соблюдаться структура и нюансы формирования документа. В частности, он должен составляться с учетом следующих пунктов:

  • название организации
  • место и дата составления
  • порядковый номер
  • наименование документа с обоснованием, в связи с чем он издан
  • ссылка на законодательные нормы
  • само распоряжение руководителя
  • подпись директора и сотрудников, которых касается распоряжение в документе

При этом приказ, обычно имеющий унифицированную форму, в данном случае ее лишен, поэтому издается он произвольно с соблюдением норм деловой документации.

После издания документ должен регистрироваться в соответствующем журнале, с внесением его порядкового номера и даты формирования.

Хранится он после издания на предприятии, в качестве дополнения к личным делам и трудовым договорам сотрудников, как документ, не вошедший в них, 75 лет на основании п. 657 Приказа Минкультуры № 558.

Должностная инструкция в тот или иной момент должна присутствовать на предприятии, так как законодатель обязывает работодателя провести ознакомительную работу с сотрудниками, особенно если работа опасная и тяжелая или предполагает материальную ответственность.

При этом о проведении ознакомления в качестве доказательства следует получить подпись работника.

Поэтому в формировании указанного документа и его утверждении, чтобы она имела юридическую силу, нужно придерживаться определенных требований законодательства и учитывать нюансы производства.

Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

Источник: http://PravoDeneg.net/buhuchet/primary/poryadok-utverzhdeniya-dolzhnostnyh-instruktsij.html

Основания для утверждения новых должностных инструкций

Основания для утверждения новых должностных инструкций

В разделе можно привести перечень документов-оснований, определяющих права сотрудника. 4. Ответственность В этом разделе предусматриваются виды ответственности за несоблюдение работником положений должностной инструкции.

Данный раздел может содержать как общие ссылки на Трудовой кодекс, так и конкретизировать порядок наложения взыскания. Помните, что все виды дисциплинарных взысканий за неисполнение или ненадлежащее исполнение работником трудовых обязанностей, перечислены в ст.

192 ТК РФ. Это – замечание, выговор и увольнение. Для отдельных категорий работников законами, уставами, положениями о дисциплине могут предусматриваться другие виды дисциплинарных взысканий.

Но большинство работодателей вправе применять только те виды дисциплинарных взысканий, которые перечислены в ст.192 ТК РФ.

Важно

ТК РФ), а другие должностные обязанности нужно согласовать в соответствии со ст. 72 ТК РФ (об этом ниже). Решение о том, как внести изменения в должностную инструкцию (далее — ДИ), принимается путем выбора из следующих вариантов:

  • издать приказ об исключении или включении пунктов, изменении текста части ДИ;
  • утвердить ДИ в новой редакции путем издания приказа об утверждении или проставления грифа утверждения в тексте новой ДИ.

При большом объеме кадрового документооборота предпочтителен второй вариант. По исполнению он не отличается от утверждения новой ДИ.
Но при оформлении отдельного приказа должно быть указано о ее издании взамен ранее утвержденной, а при принятии путем проставления грифа это может быть уточнено в заголовке ДИ («новая редакция» или «вторая редакция») и (или) в преамбуле.

Общие рекомендации по разработке должностных инструкций

Можно также отправить экземпляр должностной инструкции, завизированной работодателем, с сопроводительным письмом работнику по почте, сохранив опись вложения с оттиском почтового штемпеля об отправке.

Соблюдение этих требований будет свидетельствовать о надлежащем ознакомлении работника с инструкцией.
Сам факт отказа работника от ознакомления с должностной инструкцией нельзя рассматривать как дисциплинарный проступок.

Правовая основа составления должностных инструкций Обращаю ваше внимание, что при разработке должностной инструкции, важно учитывать положения Единого квалификационного справочника должностей и профессий, но перечень должностных (функциональных) обязанностей не обязательно должен полностью соответствовать квалификационному справочнику должностей (профессий).

Порядок внесения изменений в должностную инструкцию

При этом должностные инструкции не являются строго необходимыми документами, однако имеют самое широчайшее распространение и касаются представителей любых профессий.

Как утвердить должностные инструкции

В должностную инструкцию можно также включить разделы:

  • «Схема подчиненности», где оговорить взаимоотношения по должности;
  • «Возможности замещения»;
  • другие разделы, учитывающие специфику работы в организации.

При разработке должностной инструкции за основу можно взять «Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих». Он содержит квалификационные характеристики по различным должностям, которые состоят из трех разделов: 1.

« Должностные обязанности». В этом разделе устанавливаются основные трудовые функции, которые могут быть поручены полностью или частично работнику, занимающему данную должность. 2. «Должен знать».

Этот раздел содержит основные требования, предъявляемые к работнику.

Правовая основа составления должностных инструкций

Если должность – руководящая, в разделе следует привести перечень структурных подразделений или тех должностей сотрудников, которые непосредственно подчиняются данной штатной единице.

В этот раздел следует включить все положения, уточняющие статус должности, а также порядок назначения и освобождения от должности, замещения данного работника и исполнения его обязанностей в случае болезни, отпуска или временного отсутствия.
2.

Должностные обязанности В этот раздел необходимо включить полный перечень выполняемых функций с учетом тех задач, которые стоят перед данным подразделением. Направления трудовой деятельности сотрудника должны быть изложены максимально полно и подробно.

3. Права Здесь оговариваются полномочия, предусмотренные для данной должности. Они должны быть конкретизированы с учетом специфики должности, выполняемой трудовой функции и обязанностей.

Меняем должностную инструкцию

Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», введенному в действие постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 года № 65-ст, утверждение документов может происходить 2 способами:

  • на самом документе проставляется гриф утверждения;
  • для этих целей издается отдельный распорядительный документ (если должностная инструкция утверждается руководителем компании, то распорядительным документом является приказ, а если другими должностными лицами, то распоряжение).

Применение второго способа имеет преимущество, когда утверждается сразу несколько должностных инструкций.
Тогда в одном приказе перечисляются все должности, для которых вводятся в действие инструкции.

Утверждение должностной инструкции

Согласно письму Роструда от 31.10.2007 № 4412-6, если при этом меняются необходимые в силу закона условия трудового договора (ст. 57 Трудового кодекса РФ, далее — ТК РФ), следует соблюдать требование о письменном уведомлении сотрудника за 2 месяца (ст.

Это означает, что если у вас 3 бухгалтера, то круг должностных обязанностей, степень квалификации и выполняемые функции могут быть разными, в этом случае вы пишете и утверждаете отдельные инструкции.

Если все 3 сотрудника будут выполнять одинаковую функцию, иметь одну и ту же квалификацию, то должностную инструкцию можно составить одну, применимую к определенному наименованию должности.

3 Каждую должностную инструкцию пишите машинописным текстом, ставьте подписи должностных лиц, присутствовавших на утверждении, печать своей организации, дату утверждения.

Внимание

Должностная инструкция является внутренним организационно-распорядительным документом, содержащим конкретный перечень должностных обязанностей работника (с учетом особенностей организации производства, труда и управления), а также его прав и ответственности. Такое определение должностной инструкции предлагает Роструд1.

Специальных правил оформления должностных инструкций трудовое законодательство не устанавливает. Поэтому работодатель может самостоятельно решить, как ее оформить: приложением к трудовому договору или отдельным документом.

Как правило, при разработке должностных инструкций работодатели руководствуются квалификационными характеристиками, содержащимися в квалификационных справочниках (например, в Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденном Постановлением Минтруда России от 21.08.1998 N 37).

Если условия трудового договора не меняются (например, корректируются требования о квалификации), данное требование соблюдать не нужно.

Приказ об утверждении должностных инструкций Если должностная инструкция оформлена в виде отдельного документа и вносимые поправки касаются обязательных условий трудового договора, то следует поступить следующим образом:1) получить согласие работника на продолжение трудовых отношений в новых условиях;2) подготовить дополнительное соглашение к трудовому договору с работником;4) утвердить приказом новую редакцию должностной инструкции (или документ, содержащий перечень поправок в действующую инструкцию);5) ознакомить работника под подпись с новой должностной инструкцией (или приказом об утверждении перечня поправок в действующую инструкцию).

Поэтому изменение ДИ, являющейся частью трудового договора, целесообразно оформить дополнительным соглашением к нему.

  • По инициативе работодателя — в случае организационно-технологических изменений (ст. 72 ТК РФ) с сохранением трудовой функции прежней. В такой ситуации нужно за 2 месяца уведомить сотрудника о предстоящем введении изменений (образец уведомления и некоторые подробности изменения вы найдете по ссылке: Уведомление об изменении условий трудового договора). Если условия трудового договора не меняются (например, корректируются требования о квалификации), данное требование соблюдать не нужно.

Источник: http://1privilege.ru/osnovaniya-dlya-utverzhdeniya-novyh-dolzhnostnyh-instruktsij/

Компания права
Добавить комментарий